stressfrei solutions als Gebäudereiniger Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit stressfrei solutions

Wir haben die stressfrei GmbH über ihre Gebäudereiniger-Software ausgefragt.

Die Antworten der stressfrei GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Gebäudereiniger in 3 Sätzen.

stressfrei solutions ist eine aus der Praxis entwickelte Unternehmenssoftware, die speziell auf die Bedürfnisse von Reinigungsunternehmen zugeschnitten ist. Sie ermöglicht eine flexible Zeiterfassung per App, Terminal, QR-Code – ideal für mobile, stationäre und Homeoffice-Mitarbeiter. Zudem bietet sie Funktionen wie Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Schichtplanung, Anwesenheitskontrolle durch GPS, Rechnungsstellung und vieles mehr.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

• • • • • Branchenspezifische Lösung, die aus der Praxis entstanden.
        • Modularer Aufbau, damit der Kunde auch genau die passende Software erhält und nicht für Features zahlt die für ihn irrelevant sind.
        • Individuelle Anpassbarkeit durch Entwicklerteam.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Je nach Umfang der Software, handelt es sich hier um ein sehr mächtiges und großes Tool. Daher kann die Einarbeitung etwas länger dauern, wo wir aber natürlich auch mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

• • • • • Backend: Web-Anwendung/ auf Wunsch On-Premiselösung auf eigenen Servern umsetzbar.
        • App: PWA, nutzbar auf allen Endgeräten, egal ob Mobilphone, Tablet oder Laptop.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja ist mobil Nutzbar (über Smartphone, Tablett, PC, Laptop.

Es gibt eine gesonderte App (über diese läuft die Zeiterfassung), diese kann sogar Offline genutzt werden.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Jeder gebuchte Nutzer kann parallel zu jedem anderen gebuchten Nutzer arbeiten, der selbe Account kann selbstverständlich nicht parallel genutzt werden.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Unsere Software ist als Web-Anwendung auf allen gängigen Betriebssystemen nutzbar – eine Internetverbindung genügt. Die mobile App funktioniert ebenfalls auf nahezu allen Geräten.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja für die App (Einstempeln, Austempeln, Kommentare, GPS, Fotos).

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

In der Regel erscheint etwa einmal im Monat ein Update, bei dem die Performance verbessert, Fehler behoben und bestehende Funktionen erweitert oder neue ergänzt werden. Dies geschieht automatisch und ist im Lizenzpreis inbegriffen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Daten können als CSV- oder PDF-Dateien exportiert werden. Diese gängigen Formate lassen sich mit Standardprogrammen öffnen und sind somit auch für technisch weniger erfahrene Nutzer problemlos nutzbar.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Als Serveranbieter wird die DTS genutzt – ein deutsches, TÜV-zertifiziertes Unternehmen mit Serverstandorten in Deutschland. Weitere Details zur Datensicherheit und Datenschutz sind in den AGB festgehalten.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Es besteht eine direkte Schnittstelle zu Google Maps für die Navigation zu Einsatzorten und durch die integrierte Exportfunktion können Datensätze unkompliziert in andere Systeme, wie beispielsweise DATEV, importiert werden. Darüber hinaus wurden in der Vergangenheit bereits zahlreiche individuelle Schnittstellen zu anderen Programmen entwickelt, um kundenspezifische Anforderungen flexibel umzusetzen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Gebäudereiniger-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Termin- & Einsatzplanung?
    • Wie lassen sich Reinigungsaufträge planen und koordinieren?
    • Aufgaben- und Tourenzuweisung an Mitarbeiter?
    • Gibt es eine Mobile Zeiterfassung per App oder Terminal?
    • Können Routen und Einsatzorte übersichtlich dargestellt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Termin- und Einsatzplanung anmerken?

Die Software unterstützt umfassend bei der Termin- und Einsatzplanung. Reinigungsaufträge können zentral geplant, koordiniert und Mitarbeitern zugewiesen werden. Die mobile Zeiterfassung erfolgt per App, Terminal oder QR-Code; zusätzlich können GPS-Daten erfasst werden, um Einsatzorte nachvollziehbar zu dokumentieren. Zu Routen und Standorten kann man sich über eine Schnittstelle Google Maps direkt navigieren lassen. Mittels der Disposition lassen sich Mitarbeitern bequem Aufgaben und Touren zuweisen.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kunden- & Auftragsmanagement?
    • Verwaltung von Kundendaten, Objekten und Verträgen?
    • Historie von Aufträgen, Angeboten und Rechnungen pro Kunde?
    • Erinnerungen für wiederkehrende Reinigungen oder Wartungen?
    • Möglichkeit zur digitalen Unterschrift (z. B. vor Ort via Tablet/Smartphone)?
    • Kommunikation mit Kunden & Mitarbeitern (integriertes Ticket-System / interner Chat)?
    • Kundenportal (für Rechnungen, Leistungsnachweise, Auftragsstatus)?
    • Weiteres zum Thema Kunden- & Auftragsmanagement?

Die Software bietet umfassende Funktionen für das Kunden- und Auftragsmanagement. Kundendaten, Objekte und Verträge können zentral verwaltet werden, ebenso wie die komplette Historie von Aufträgen, Angeboten und Rechnungen. Wiederkehrende Reinigungen oder Wartungen lassen sich über das Aufgabenmodul automatisch planen. Digitale Unterschriften können direkt vor Ort über Tablet oder Smartphone erfasst werden. Zwar besteht derzeit kein internes Chat- oder Ticketsystem, jedoch können bei Terminen Kommentare und Fotos zur Dokumentation hinterlegt werden. Ein Kundenportal zur Einsicht von Rechnungen, Leistungsnachweisen und Auftragsstatus befindet sich aktuell in Planung.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Angebots- und Rechnungserstellung?
    • Erstellung und Versand von Angeboten & Rechnungen?
    • Gibt es Vorlagen und individuelle Anpassungsmöglichkeiten?
    • Sammel- oder Teilrechnungen möglich?
    • Verschiedene Abrechnungsmodelle (z.B. nach Quadratmeter, Stückzahl, etc.)?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Automatische Berechnung von Zuschlägen (z.B. Nachtarbeit, Wochenende, Sonderleistungen)?
    • Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Angebots- und Rechnungserstellung anmerken?

Die Software bietet eine umfassende Unterstützung bei der Angebots- und Rechnungserstellung. Angebote und Rechnungen können direkt im System erstellt, angepasst und versendet werden. Es besteht die Möglichkeit Vorlagen zu erstellen sowie vielfältige Individualisierungsmöglichkeiten, einschließlich Sammel- und Teilrechnungen. Unterschiedliche Abrechnungsmodelle (z. B. nach Quadratmetern, Stückzahl oder Leistungsart) sind individuell einstellbar. Zudem können eRechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt werden. Ein automatisches Mahnwesen ist integriert.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumententation?
    • Ablage und Organisation von Verträgen, Arbeitsanweisungen, Zertifikaten?
    • Fotodokumentation?
    • Digitale Leistungsnachweise für Kunden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumentation anmerken?

Die Software bietet vielfältige Funktionen zur Dokumentation. Dateien wie Verträge, Arbeitsanweisungen oder Zertifikate können direkt in den jeweiligen Kunden- oder Mitarbeiterprofilen hinterlegt und organisiert werden. Eine Fotodokumentation ist ebenfalls möglich, beispielsweise zur Nachweisführung von erledigten Arbeiten. Zudem lassen sich digitale Leistungsnachweise individuell filtern und automatisch generieren, um sie Kunden strukturiert bereitzustellen.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software die mobile Arbeit direkt beim Kunden vor Ort?
    • Gibt es eine gesonderte Variante der Software bzw. eine extra App für den mobilen Gebrauch?
    • Welche Software-Funktionen lassen sich auch mobil nutzen bzw. welche nicht?
    • Weiteres zum Thema mobile Arbeit?

Die Software unterstützt die mobile Arbeit vor Ort optimal. Für Mitarbeiter steht eine eigene App zur Verfügung, über die Arbeitszeiten erfasst, Aufträge eingesehen und Dokumentationen (z. B. Fotos, Kommentare) direkt vor Ort erstellt werden können. Da es sich um eine webbasierte Lösung handelt, kann die Software grundsätzlich auch in vollem Umfang von jedem internetfähigen Gerät aus, genutzt werden.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Zusammenarbeit mit Subunternehmern?
    • Digitale Vertragsverwaltung und Zertifikatskontrolle?
    • Können Subunternehmer Rechnungen oder Leistungsnachweise digital einreichen?
    • Wie werden externe Partner in die Einsatzplanung eingebunden?
    • Weiteres zum Thema Subunternehmer?

Die Einbindung von Subunternehmern ist grundsätzlich möglich. Diese können über einen eigenen App-Zugang in die Einsatzplanung integriert werden und somit wie interne Mitarbeiter Aufträge, Zeiten und Einsatzorte verwalten.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Zeiterfassung, Urlaubs-und Abwesenheitsverwaltung?
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

Die Software bietet umfassende Funktionen für das Mitarbeiter-Management. Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung sind vollständig integriert und rechtlich konform umgesetzt. Für die Lohnvorbereitung stehen Exportfunktionen zur Verfügung, über die relevante Daten einfach an die Lohnbuchhaltung (z. B. DATEV) übergeben werden können.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Gebäudereiniger-spezifischen Funktionen?
    • Verwaltung von Reinigungsmitteln & Verbrauchsmaterialien (Material- und Lagerverwaltung)?
    • Qualitätskontrollen & Checklisten?
    • Fuhrparkverwaltung?
    • Weitere Gebäudereiniger-spezifische Funktionen?

Die Software deckt zahlreiche gebäudereiniger-spezifische Funktionen ab. Eine Material- und Lagerverwaltung ermöglicht die einfache Organisation von Reinigungsmitteln und Verbrauchsmaterialien. Qualitätskontrollen und Checklisten können digital erstellt, zugewiesen und ausgewertet werden, um Arbeitsabläufe transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Zudem ist eine Fuhrparkverwaltung über die Anlage von Vorgängen, beispielsweise für einzelne Fahrzeuge, möglich.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Die Software unterstützt verschiedene unternehmerische Funktionen, um betriebliche Abläufe effizient zu steuern. Umfangreiche Controlling-, Statistikund Auswertungsfunktionen ermöglichen eine transparente Analyse von Kennzahlen und Unternehmensentwicklungen. Für die Finanzbuchhaltung steht eine Exportfunktion zur Verfügung, über die Daten unkompliziert an Systeme wie DATEV übergeben werden können (eine direkte Schnittstelle besteht aktuell nicht). Das Rechnungswesen-Modul, das diese Funktionen umfasst, ist optional verfügbar und verursacht zusätzliche Kosten pro Backend-Nutzer.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

22. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

(Der erste Backendnutzer kostet immer 39,00 €.)

Funktionspakete:

Basispaket Zeiterfassung: 20,00 € pro Backendnutzer / Monat.

Mit Rechnungswesen-Modul: 39,00 € pro Backendnutzer / Monat.

Optional: Kundenfeedback-Modul – 49,00 € pro Monat.

Ohne Rechnungswesen-Modul:

Anzahl zusätzlicher Backendnutzer                  Preis pro Nutzer / Monat (zzgl. MwSt.)

1 zusätzlicher BE                                                20,00 €
2 zusätzlicher BE                                                18,00 €
3 zusätzlicher BE                                                18,00 €
4–9 zusätzlicher BE                                            16,50 €
10+ zusätzlicher BE                                            15,00 €

Mit Rechnungswesen-Modul:

Anzahl zusätzlicher Backendnutzer                 Preis pro Nutzer / Monat (zzgl. MwSt.)

1 zusätzlicher BE                                                40,00 €
2 zusätzlicher BE                                                35,00 €
3 zusätzlicher BE                                                35,00 €
4–9 zusätzlicher BE                                            32,50 €
10+ zusätzlicher BE                                            30,00 €

App-Nutzer – Rabattstaffelung

Anzahl App-Nutzer                                            Preis pro Nutzer / Monat (zzgl. MwSt.)

1–10 Benutzer                                                       7,50 €
11–25 Benutzer                                                     7,00 €
26–50 Benutzer                                                    6,50 €
51–75 Benutzer                                                    6,00 €
ab 76 Benutzer                                                     5,50 €

Mindestvertragslaufzeit: 1 Jahr

Rabatte:

5% bei 3-Jahresvertrag
10 % bei jährlicher Vorkasse
Zahlungsweise: monatlich oder jährlich (Vorkasse)

23. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Der Support erfolgt über ein Ticketsystem und wird vollständig inhouse betreut, wobei alle Anfragen mit möglichst kurzen Wartezeiten bearbeitet werden. Persönliche Schulungen – meist online, wenn möglich auch vor Ort – unterstützen bei der Einführung und Nutzung der Software. Dank der Wissensdatenbank in Confluence mit Anleitungen ist eine schnelle Selbsthilfe möglich.

24. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Neukunden wird der Einstieg durch eine 14-tägige kostenlose Testversion erleichtert, die alle wichtigen Funktionen umfasst. Die Testversion ist auf maximal 3 App-Nutzer und 1 Backendnutzer begrenzt; zudem werden auf erstellten Dokumenten wie Rechnungen Wasserzeichen angezeigt. Zum Start wird eine kostenlose Onlinepräsentation angeboten, in der die wichtigsten Funktionen der Software vorgestellt werden. Der Datenimport wird durch vorgefertigte Importvorlagen im System unterstützt, während ein direkter Wechselservice derzeit noch nicht angeboten wird.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

„Durch die Zusammenarbeit mit stressfrei solutions konnten wir unser Prozesse zur Immobilienverwaltung weiter digitalisieren. Durch den Einsatz der Software steigt die Informationstransparenz im gesamten Unternehmen und der Aufwand im Büro wird reduziert. Ein besonderer Vorteil ist, dass auch individuelle Programmierungen und Wünsche an die Software umgesetzt werden können. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“

Lukas Leyener (Inhaber von LYNR Immobilienwerte GmbH

„Die Zeitersparnis ist enorm, damit können wir uns wieder auf die Arbeit konzentrieren, die uns weiterbringt!
Kein Papier, keine Zettel mehr und alles wird automatisch dokumentiert! Für das Büro und für die Mitarbeiter eine enorme Erleichterung!„

Janine Marquardt (Inhaberin von Haushaltsservice freie Zeit)

„Mit der Software, mit dem Kundensupport und mit der Anpassungsfähigkeit der
Software sind wir sehr zufrieden. Alle unsere Erweiterungswünsche wurden und
werden an unsere Bedüfnisse angepasst. Die Software wird ständig verbessert,
sodass sie von Monat zu Monat noch besser wird.
Insbesondere werden durch die Software wichtige Prozesse im Unternehmen
automatisiert, sodass wir Personalkosten im Backoffice einsparen können.„

Ingo Faulant (Inhaber von men at work object service GmbH

„Hervorragende Softwareschmiede. Wir haben zuerst mit der Standardsoftware gestartet, welche schon viele Bereiche abbildet und stellen gerade individualisierte, komplexe Prozesse um, die alle mit der Software abgebildet werden. Kundenwünsche werden schnell und professionell umgesetzt. Bei Fragen zu Anwendungen oder Wünschen bekommt man freundliche Auskünfte und es wird immer eine gemeinsame Lösung gesucht. Wir sind super zufrieden und haben hiermit bereits viele Prozesse digitalisiert. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“

Jonathan Kalinski (Kundenberater von Riedlin Umzüge und Selfstorage GmbH & Co. KG)

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

k.A.

27. Schlussplädoyer: Für welche Gebäudereinigungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Die Software eignet sich für Gebäudereinigungsunternehmen jeder Größe, da sie durch ihre flexiblen Einstellungen und individuellen Anpassungsmöglichkeiten vielseitig einsetzbar ist. Sowohl kleine Betriebe mit wenigen Mitarbeitern als auch mittelständische und größere Unternehmen profitieren von der klaren Struktur, den umfangreichen Funktionen und der einfachen Bedienung. Lediglich für sehr kleine Betriebe ohne digitalen Verwaltungsbedarf oder reine Ein-Personen Unternehmen ist der Funktionsumfang unter Umständen mehr, als tatsächlich benötigt wird.