PlanD als Gebäudereiniger Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit PlanD

Wir haben die comm’on digital GmbH über ihre Gebäudereiniger-Software PlanD ausgefragt.

Die Antworten der comm’on digital GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Gebäudereiniger in 3 Sätzen.

PlanD ist eine speziell für die Gebäudereinigung entwickelte Software, die sämtliche Prozesse von der Einsatzplanung über die Zeiterfassung bis zur Abrechnung digital abbildet. Sie ermöglicht eine einfache, zentrale Verwaltung aller Aufträge, Objekte und Mitarbeitenden – mobil und in Echtzeit. So behalten Reinigungsunternehmen jederzeit den Überblick, sparen Zeit und steigern ihre Servicequalität.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

PlanD wurde speziell für die Anforderungen der Gebäudereinigungsbranche entwickelt – mit dem Ziel, Planung, Abrechnung und Mitarbeitermanagement so einfach wie möglich zu gestalten. Im Vergleich zu klassischen Softwarelösungen oder Insellösungen bietet PlanD mehrere entscheidende Vorteile:

PlanD verbindet Einsatzplanung, Zeiterfassung und Fakturierung nahtlos in einer zentralen Plattform. Dadurch entfällt das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Tools – Aufträge, Personal- und Rechnungsdaten sind immer synchron. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine deutlich effizientere Verwaltung.

Die Benutzeroberfläche von PlanD ist übersichtlich, intuitiv und modern gestaltet. Dank klarer Navigation und logisch aufgebauter Prozesse finden sich sowohl Disponenten als auch Reinigungskräfte schnell zurecht – ohne lange Schulungszeiten.

PlanD wurde so entwickelt, dass es auch für Mitarbeitende ohne technische Vorkenntnisse leicht zu bedienen ist. Einsatzzeiten, Urlaube und Aufgaben lassen sich direkt in der App verwalten – klar, verständlich und mit wenigen Klicks.

PlanD funktioniert komplett digital – ganz ohne GPS-Tracker, NFC-Chips oder stationäre Terminals. Mitarbeitende benötigen nur die PlanD-App auf ihrem Smartphone, um sich ein- oder auszustempeln, Aufträge einzusehen oder Abwesenheiten zu melden. Das reduziert Investitionskosten, Wartungsaufwand und technische Komplexität erheblich.

Mit PlanD erhalten Gebäudereinigungsbetriebe eine ganzheitliche, moderne und praxisnahe Lösung, die sowohl den Verwaltungsaufwand als auch die Einstiegshürden für Mitarbeitende drastisch reduziert – effizient, übersichtlich und zukunftssicher.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

PlanD bietet derzeit keine automatische Tourenoptimierung oder Routenplanung. Viele Betriebe schätzen jedoch gerade das: Sie können ihre Einsatzplanung flexibel gestalten, ohne an ein bestimmtes Navigationssystem gebunden zu sein. Eine Routenplanungsfunktion ist jedoch für die Zukunft vorgesehen.

PlanD arbeitet aktuell mit einer klaren Zeiterfassung auf Stundenbasis, bietet aber noch keine Arbeitszeitkonten für langfristige Plus- oder Minusstundenverwaltung. Für viele kleinere und mittlere Betriebe reicht die einfache Zeiterfassung allerdings völlig aus.

Mitarbeitende mit Festgehalt können aktuell keine Überstunden automatisch in den Folgemonat übernehmen. Diese Funktion wird häufig nachgefragt – und steht daher bereits auf der Entwicklungsroadmap.

Feiertage müssen derzeit manuell gepflegt werden. Das sorgt für volle Kontrolle, ist aber auf Dauer natürlich weniger komfortabel – eine automatische Feiertagslogik pro Bundesland ist bereits in Planung.

Im PlanD-Dashboard können aktuell keine Leistungsverzeichnisse oder Aufgabenlisten direkt erstellt werden. Diese Daten werden weiterhin über externe Dokumente oder separate Aufträge gepflegt – bewusst, um die Oberfläche einfach zu halten.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

PlanD ist eine vollständig webbasierte Cloud-Anwendung.

Das bedeutet: Sie benötigen keine lokale Installation, keine Server im eigenen Haus und keine IT-Wartung – alles läuft sicher, aktuell und ortsunabhängig über den Browser oder die PlanD-App.

PlanD wird zentral in der Cloud betrieben. Updates, Datensicherungen und Funktionsverbesserungen erfolgen automatisch – Sie arbeiten also immer mit der neuesten Version, ohne selbst etwas installieren oder aktualisieren zu müssen.

Egal ob Büro, Homeoffice oder unterwegs: PlanD ist über jeden Internetbrowser erreichbar und zusätzlich per App auf mobilen Endgeräten nutzbar. Das erleichtert nicht nur die Einsatzplanung, sondern auch die tägliche Kommunikation mit Reinigungskräften und Objektleitern.

Alle Daten werden auf deutschen Servern nach aktuellen Datenschutzstandards (DSGVO) verarbeitet und verschlüsselt übertragen. PlanD ist keine klassische Installationssoftware, sondern eine moderne, cloudbasierte Web-Lösung, die jederzeit und von überall aus einsatzbereit ist – sicher, aktuell und ohne IT-Aufwand.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja – und zwar vollständig. PlanD kann sowohl über den Browser auf mobilen Geräten als auch über eine eigene App genutzt werden, die speziell für Reinigungskräfte und Objektleiter entwickelt wurde.

Die PlanD-App ist das zentrale mobile Werkzeug für Mitarbeitende. Über die App können sie:

• • • sich ein- und ausstempeln,
    • Aufträge und Einsatzorte einsehen,
    • Urlaub und Abwesenheiten beantragen,
    • Arbeitszeiten und Zuschläge nachvollziehen,
    • sowie direkt mit dem Büro kommuniziere.

Damit haben Reinigungskräfte alles Notwendige in einer App – ohne zusätzliche Geräte, Terminals oder Chips.

Die Einsatzplanung und administrative Funktionen wie Faktura, Kundendatenpflege oder Auswertungen sind aus Gründen der Übersichtlichkeit ausschließlich über das Web-Dashboard am PC oder Laptop verfügbar.

Das sorgt für eine klare Trennung:

• • • App: für Mitarbeitende im Einsatz
    • Dashboard: für Disponenten, Objektleiter und Verwaltung

PlanD ist mobil voll nutzbar – mit einer eigenen App für Reinigungskräfte und einem browserbasierten Dashboard für die Einsatzplanung und Verwaltung. So bleiben alle Beteiligten verbunden, ohne technische Hürden oder komplizierte Systeme.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, selbstverständlich. PlanD ist so aufgebaut, dass mehrere Nutzer und Geräte gleichzeitig im System arbeiten können – ganz ohne Einschränkungen oder Konflikte.

Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen, personalisierten Zugang mit individuellen Login-Daten. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat, und die Daten bleiben sicher und strukturiert.

Alle Eingaben – z. B. Zeiterfassungen, Urlaubsanträge oder Einsatzänderungen – synchronisieren sich in Echtzeit. Das bedeutet: Änderungen, die im Büro im Dashboard vorgenommen werden, sind sofort in der App der Mitarbeitenden sichtbar – und umgekehrt.

Mit PlanD können alle Mitarbeitenden parallel arbeiten, ohne Datenverluste oder Versionskonflikte. Dank Echtzeit-Synchronisierung bleibt das gesamte Team immer auf dem aktuellen Stand – egal, ob im Büro oder unterwegs.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

PlanD ist bewusst einfach gehalten und nahezu überall nutzbar. Es sind keine speziellen Systemvoraussetzungen oder Installationen nötig.

Für die Web-Anwendung (Dashboard):

• • • Eine stabile Internetverbindung
    • Ein aktueller Browser (z. B. Chrome, Firefox, Safari oder Edge)
    • Funktioniert auf allen Betriebssystemen – egal ob Windows, macOS oder Linux

Für die mobile Nutzung (App):

• • • Smartphone oder Tablet mit Android, iOS etc.
    • Internetzugang (WLAN oder mobile Daten)

PlanD ist vollständig plattformunabhängig: Solange ein Gerät online ist und einen modernen Browser nutzt, kann es mit PlanD arbeiten – ganz gleich, ob PC, Tablet oder Smartphone.

PlanD läuft überall dort, wo Internet und ein Browser vorhanden sind – unabhängig vom Gerät oder Betriebssystem.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja – PlanD bietet für Mitarbeitende in der App einen Offline-Modus.

Das bedeutet: Auch ohne Internetverbindung können Arbeitszeiten erfasst und Einsätze dokumentiert werden.

Die App speichert alle erfassten Daten lokal auf dem Gerät. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, werden die Informationen automatisch mit dem Dashboard synchronisiert – ganz ohne manuelles Eingreifen.

Was offline funktioniert:

• • • Ein- und Ausstempeln
    • Zeiterfassung und Tätigkeitsnachweise

Was Internet erfordert:

• • • GPS-Ortung
    • Live-Synchronisation mit dem Dashboard
    • Aktualisierung von Einsatz- oder Kundendaten

PlanD funktioniert auch offline – Mitarbeitende können ihre Zeiten problemlos erfassen, selbst wenn vor Ort kein Netz verfügbar ist. Sobald wieder Internet besteht, werden alle Daten automatisch übertragen und aktualisiert.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

PlanD wird kontinuierlich weiterentwickelt, um den Alltag in der Gebäudereinigung noch effizienter und einfacher zu machen.

Updates erfolgen in der Regel alle paar Wochen und werden automatisch eingespielt – ganz ohne Installation oder Aufwand für die Anwender. Jedes Update enthält ein kurzes Änderungsprotokoll, sodass alle Nutzer jederzeit nachvollziehen können, welche Verbesserungen oder neuen Funktionen hinzugekommen sind.

Die Aktualisierungen beinhalten meist:

• • • neue Funktionswünsche von Kunden
    • kleine Verbesserungen in Bedienung und Performance.
    • sowie Optimierungen, um PlanD langfristig zur besten Lösung für Gebäudereinigerbetriebe zu machen

PlanD führt intern eine Liste mit Kundenwünschen und Verbesserungsvorschlägen. Die relevantesten Themen werden priorisiert und schnellstmöglich umgesetzt – so fließt direktes Anwenderfeedback in die Produktentwicklung ein.

PlanD wird ständig automatisch aktualisiert, entwickelt sich direkt nach Kundenbedürfnissen weiter und bleibt dadurch immer auf dem neuesten Stand – ohne, dass Sie etwas tun müssen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

PlanD speichert alle Daten automatisch sicher auf Servern in Deutschland. Das bedeutet, dass sich Nutzerinnen und Nutzer nicht selbst um klassische Backups kümmern müssen – das System übernimmt die Sicherung für sie.

Automatische Sicherung im Hintergrund

• • • Alle Daten werden zentral auf starken, deutschen Servern gespeichert.
    • Es sind keine manuellen Backups nötig – PlanD sichert automatisch im Hintergrund.
    • Das ist besonders praktisch für Nutzer, die keine tieferen technischen Kenntnisse haben: Es läuft einfach, ohne Aufwand

Daten jederzeit exportierbar

Für alle, die trotzdem eine lokale Sicherung haben möchten oder Daten für andere Zwecke brauchen, bietet PlanD dafür praktische Export-Funktionen:

• • • Alle wichtigsten Daten lassen sich jederzeit exportieren und lokal speichern.
    • Das ist nützlich z. B. für interne Archivierung, externe Auswertungen oder zur Weitergabe an Steuerberater bzw. andere Systeme.

Die Exportfunktionen sind so gestaltet, dass sie auch für technisch weniger affine Nutzer gut nutzbar sind:

• • • Meist reicht ein Klick in der jeweiligen Übersicht.
    • Alle Daten sind in gängigen Formaten (z. B. CSV, Excel), die sich problemlos weiterverwenden lassen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datensicherheit und Datenschutz werden konsequent nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umgesetzt. Sämtliche Prozesse zur Verarbeitung personenbezogener Daten sind darauf ausgelegt, den gesetzlichen Anforderungen vollständig zu entsprechen.

Alle relevanten Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben werden eingehalten. Dazu gehört insbesondere der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Mitarbeiter- und Kundendaten sowie deren Verarbeitung ausschließlich zu klar defi nierten Zwecken. Die Datennutzung erfolgt transparent und nachvollziehbar.

Darüber hinaus werden organisatorische und technische Maßnahmen eingesetzt, um Daten vor unbefugtem Zugriff , Verlust oder Missbrauch zu schützen. So wird sichergestellt, dass sowohl Unternehmen als auch deren Mitarbeitende und Kunden jederzeit auf eine rechtssichere und datenschutzkonforme Nutzung vertrauen können.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

PlanD bietet eine Vielzahl von Schnittstellen zu externen Anwendungen, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und Prozesse effizient miteinander verbinden. So können beispielsweise Lohnbuchhaltungssysteme wie DATEV, Agenda, Lexware oder Addison direkt angebunden werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Übergabe von Gehalts- und Arbeitszeitdaten, spart Zeit und reduziert Fehlerquellen, die bei manueller Übertragung auftreten könnten.

Darüber hinaus gibt es eine Schnittstelle zu MyTutorial, sodass Mitarbeitende Schulungsvideos direkt in der App abrufen können. So lassen sich Weiterbildungen und Einarbeitungen zentral steuern, ohne dass separate Plattformen genutzt werden müssen.

Auch die Finanzbuchhaltung lässt sich direkt integrieren, sodass Buchungsdaten automatisiert übertragen werden können. Dies unterstützt eine schnelle und transparente Finanzverwaltung.

Für individuelle Anforderungen bietet das System die Möglichkeit, eigene Schnittstellen über Tools wie Zapier oder Make zu erstellen. Zusätzlich werden API-Schnittstellen bereitgestellt, sodass Unternehmen die Software fl exibel an bestehende IT-Strukturen anbinden können.

Die Vorteile dieser Schnittstellen liegen insbesondere in der Zeitersparnis, der Reduzierung manueller Arbeitsschritte und der Minimierung von Fehlerquellen. Gleichzeitig können Prozesse wie Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Schulungen zentral gesteuert und überwacht werden, wodurch Effizienz und Transparenz deutlich steigen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Gebäudereiniger-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Termin- & Einsatzplanung?
    • Wie lassen sich Reinigungsaufträge planen und koordinieren?
    • Aufgaben- und Tourenzuweisung an Mitarbeiter?
    • Gibt es eine Mobile Zeiterfassung per App oder Terminal?
    • Können Routen und Einsatzorte übersichtlich dargestellt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Termin- und Einsatzplanung anmerken?

PlanD ermöglicht eine effiziente Planung und Koordination von Reinigungsaufträgen. Jeder Auftrag wird über sogenannte Einsätze angelegt, bei denen sämtliche relevanten Informationen zum Objekt hinterlegt werden können – vom Ausführungsort über besondere Anforderungen bis hin zu wiederkehrenden Terminen. Auf dieser Grundlage lassen sich Einsätze entweder als einmalige oder als wiederkehrende Aufgaben planen, was die Organisation von regelmäßigen Reinigungen stark vereinfacht.

Die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeitende erfolgt fl exibel. Es können Gruppeneinsätze erstellt oder einzelne Einsätze direkt bestimmten Mitarbeitenden zugeordnet werden. Für Einsätze, bei denen die verantwortliche Person noch nicht feststeht, zeigt die Software offene Aufgaben an, die spontan übernommen werden können. Sobald ein Mitarbeitender einem Einsatz zugewiesen wird, erhält er eine Push-Benachrichtigung in der App, sodass er sofort über neue oder Vertretungseinsätze informiert ist.

Die mobile Zeiterfassung erfolgt direkt über die App, ein zusätzliches Terminal ist nicht erforderlich. Mitarbeitende können Beginn und Ende ihrer Arbeit direkt eintragen. Die Software misst außerdem automatisch die Fahrzeiten zwischen aufeinanderfolgenden Einsätzen, sobald der erste Einsatz gestempelt wird und der nächste beginnt. Dadurch entsteht eine präzise Abbildung von Einsatz- und Fahrzeiten, die sowohl für die interne Planung als auch für die Abrechnung mit Kunden genutzt werden kann.

Zusammengefasst bietet PlanD eine übersichtliche, digitale Einsatzplanung, die es ermöglicht, Ressourcen optimal zu koordinieren, Auslastung und Fahrzeiten effizient zu verwalten und die Mitarbeitenden in Echtzeit zu informieren. Dies reduziert Planungsaufwand, minimiert Fehler und erhöht die Transparenz aller Abläufe.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kunden- & Auftragsmanagement?
    • Verwaltung von Kundendaten, Objekten und Verträgen?
    • Historie von Aufträgen, Angeboten und Rechnungen pro Kunde?
    • Erinnerungen für wiederkehrende Reinigungen oder Wartungen?
    • Möglichkeit zur digitalen Unterschrift (z. B. vor Ort via Tablet/Smartphone)?
    • Kommunikation mit Kunden & Mitarbeitern (integriertes Ticket-System / interner Chat)?
    • Kundenportal (für Rechnungen, Leistungsnachweise, Auftragsstatus)?
    • Weiteres zum Thema Kunden- & Auftragsmanagement?

PlanD bietet eine umfassende Verwaltung von Kundendaten, Objekten und Verträgen. Alle relevanten Informationen zu einem Kunden können zentral hinterlegt werden, einschließlich Adressen, Ansprechpartnern, zugehörigen Objekten und individuellen Vertragsdetails. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über bestehende Aufträge und die Historie bereits erledigter Leistungen.

Für jeden Kunden ist eine vollständige Historie von Aufträgen und Angeboten verfügbar. Das ermöglicht eine schnelle Nachverfolgung und erleichtert die Planung wiederkehrender Reinigungen oder Wartungen, da entsprechende Erinnerungen automatisiert ausgelöst werden können. Die Nutzung eines digitalen Systems sorgt dafür, dass keine Informationen verloren gehen und alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Stand sind.

Auch die digitale Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitenden wird durch PlanD unterstützt. Über das integrierte Ticket-System können Kunden Anfragen direkt einreichen, und Mitarbeitende erhalten die entsprechenden Aufgaben sofort zugewiesen. Gleichzeitig ermöglicht PlanD interne Nachrichten oder Hinweise, sodass der Informationsfluss innerhalb des Teams reibungslos funktioniert.

Darüber hinaus bietet PlanD ein Kundenportal, in dem Kunden jederzeit den Status ihrer Aufträge einsehen, Leistungsnachweise abrufen und direkt mit dem Unternehmen kommunizieren können. Dies verbessert die Transparenz und stärkt die Kundenzufriedenheit.

Zusammengefasst ermöglicht PlanD eine strukturiere, zentrale Verwaltung aller Kunden- und Auftragsinformationen, automatisiert wiederkehrende Aufgaben und erleichtert die Kommunikation zwischen Kunden und Mitarbeitenden erheblich.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Angebots- und Rechnungserstellung?
    • Erstellung und Versand von Angeboten & Rechnungen?
    • Gibt es Vorlagen und individuelle Anpassungsmöglichkeiten?
    • Sammel- oder Teilrechnungen möglich?
    • Verschiedene Abrechnungsmodelle (z.B. nach Quadratmeter, Stückzahl, etc.)?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Automatische Berechnung von Zuschlägen (z.B. Nachtarbeit, Wochenende, Sonderleistungen)?
    • Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Angebots- und Rechnungserstellung anmerken?

PlanD erleichtert die Erstellung von Angeboten und Rechnungen durch eine direkte Verknüpfung mit dem Einsatzplaner. So können beispielsweise die tatsächlich geleisteten Stunden aus den Einsätzen automatisch auf die Rechnung übernommen werden. Dies reduziert manuelle Eingaben und Fehler und sorgt dafür, dass Abrechnungen stets korrekt und nachvollziehbar sind.

Darüber hinaus bietet PlanD die Möglichkeit, auf Auftragsebene die Rentabilität zu prüfen. Es können Stundenkontingente hinterlegt werden, also die maximal wöchentlich, monatlich oder einmalig auf einem Auftrag zu leistenden Stunden. Anhand des hinterlegten Stundenverrechnungssatzes kann das System automatisch anzeigen, ob sich der Auftrag lohnt. Dadurch behalten Unternehmen die Kontrolle über ihre Kostenstruktur und können frühzeitig gegensteuern, wenn ein Auftrag unwirtschaftlich wird.

Die Plattform unterstützt verschiedene Abrechnungsmodelle, beispielsweise nach Stunden oder nach festen Leistungseinheiten. Auch Zuschläge für Sonderleistungen, Nacht- oder Wochenendarbeit lassen sich direkt berechnen, sodass die Abrechnung vollständig automatisiert erfolgen kann.

Ein weiterer Vorteil ist die Automatisierung des Mahnwesens. Über die Integration von Zahlungsstatus und Bankkonten können Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch erzeugt und versendet werden, wodurch die Finanzverwaltung erheblich entlastet wird.

Zusammengefasst ermöglicht PlanD eine schnelle, transparente und automatisierte Rechnungs- und Angebotsverwaltung, die direkt mit der Einsatzplanung verknüpft ist und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit von Aufträgen überwacht.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumententation?
    • Ablage und Organisation von Verträgen, Arbeitsanweisungen, Zertifikaten?
    • Fotodokumentation?
    • Digitale Leistungsnachweise für Kunden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumentation anmerken?

PlanD bietet umfassende Möglichkeiten zur Dokumentation von Arbeitsschritten, Verträgen und Leistungsnachweisen. Mitarbeiter können direkt in ihren Einsätzen Dokumentationen hinterlegen, beispielsweise in Form von Fotos, Kommentaren oder Unterschriften. So lassen sich Arbeitsscheine direkt vor Ort vom Kunden unterschreiben, sobald die Leistung erbracht wurde. Dies sorgt für eine verlässliche und transparente Leistungsdokumentation und reduziert den Verwaltungsaufwand für das Büro erheblich.

Darüber hinaus können Dashboard-Nutzer wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge, Kundenverträge oder Zertifikate zentral ablegen und verwalten. Mitarbeiter haben über die App die Möglichkeit, diese Dokumente selbstständig einzusehen, während die Verwaltung über das Dashboard jederzeit den Überblick behält. Auf diese Weise werden wichtige Informationen strukturiert bereitgestellt und jederzeit verfügbar gemacht.

Ein weiterer Bestandteil der Dokumentation ist das integrierte Ticket-System. Kundenanfragen oder besondere Aufgaben können direkt digital erfasst, verfolgt und den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Aufgaben untergehen und Nachbearbeitungen schnell erledigt werden können.

Zusätzlich bietet PlanD eine Schnittstelle zu MyTutorial, wodurch Schulungsvideos und Trainingsmaterialien direkt in der App verfügbar sind. Mitarbeiter können sich so flexibel weiterbilden, ohne dass zusätzliche externe Plattformen nötig sind.

Insgesamt unterstützt PlanD die Dokumentation auf mehreren Ebenen – für Mitarbeiter, Kunden und Verwaltung – und sorgt für eine strukturierte, transparente und digitale Ablage von relevanten Informationen.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software die mobile Arbeit direkt beim Kunden vor Ort?
    • Gibt es eine gesonderte Variante der Software bzw. eine extra App für den mobilen Gebrauch?
    • Welche Software-Funktionen lassen sich auch mobil nutzen bzw. welche nicht?
    • Weiteres zum Thema mobile Arbeit?

PlanD bietet eine eigene App für den mobilen Einsatz, die speziell darauf ausgelegt ist, Mitarbeiter und Verwaltung auch unterwegs zu unterstützen. Über die App können Objektleiter, Innendienstmitarbeitende oder Administratoren Daten einsehen und bearbeiten, selbst wenn sie nicht im Büro sind. Beispielsweise lassen sich Zugangsdaten an Mitarbeiter verschicken, die sich noch nicht in der App angemeldet haben, oder aktuelle Informationen zu Objekten abrufen.

Die App ermöglicht es, live nachzuvollziehen, welcher Mitarbeiter gerade vor Ort arbeitet, ob die Arbeit bereits erledigt wurde und welche Aufgaben noch offen sind. Auch Materialbestellungen, Tickets oder Abwesenheiten können unterwegs eingesehen werden. Auf diese Weise behalten Verwaltung und Leitung immer den Überblick, ohne vor Ort sein zu müssen.

Mitarbeiter profitieren ebenfalls von der mobilen Nutzung. Über die App können sie ihre Arbeitszeiten direkt vor Ort erfassen, selbst wenn der Einsatz nicht vorher eingeplant wurde. So wird eine flexible Zeiterfassung ermöglicht, die sich an die tatsächliche Arbeitssituation anpasst.

Einsätze können hingegen von Objektleitern, Innendienst oder Admins nicht direkt unterwegs erstellt werden – diese Funktion ist für die Mitarbeiter vor Ort nicht erforderlich, da sie ihre Aufgaben über die geplanten Einsätze oder die freie Zeiterfassung verwalten können.

Insgesamt erleichtert die mobile App von PlanD die transparente, flexible und effiziente Organisation von Einsätzen und Arbeitszeiten direkt beim Kunden, ohne dass die Verwaltung auf Informationen oder Kontrolle verzichten muss.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Zusammenarbeit mit Subunternehmern?
    • Digitale Vertragsverwaltung und Zertifikatskontrolle?
    • Können Subunternehmer Rechnungen oder Leistungsnachweise digital einreichen?
    • Wie werden externe Partner in die Einsatzplanung eingebunden?
    • Weiteres zum Thema Subunternehmer?

PlanD ermöglicht es, Subunternehmer als eigenständige Mitarbeiter im System anzulegen. Auf diese Weise können ihre Arbeitszeiten kontrolliert und direkt in die Abrechnung übernommen werden. Dadurch behalten Unternehmen stets den Überblick, wer welche Arbeiten wann und wo erledigt hat, auch wenn es sich um externe Partner handelt.

Eine digitale Vertrags- oder Zertifikatskontrolle ist standardmäßig nicht integriert, allerdings können erforderliche Verträge oder Dokumente bei Bedarf als Datei beim jeweiligen Subunternehmer hinterlegt werden. So lassen sich alle relevanten Informationen zentral verwalten und sind für die Verwaltung jederzeit zugänglich.

Externe Partner können problemlos in die Einsatzplanung eingebunden werden. Sie erhalten Einsätze zugewiesen und können ihre Zeiten erfassen, sodass die Arbeitsorganisation nahtlos auch über externe Ressourcen hinweg funktioniert. Dies sorgt für Transparenz und Planungssicherheit, selbst wenn mehrere Subunternehmer gleichzeitig tätig sind.

Insgesamt unterstützt PlanD die Zusammenarbeit mit Subunternehmern, indem es eine zentrale Verwaltung, transparente Zeiterfassung und nahtlose Integration in die Einsatzplanung ermöglicht – ohne dass der administrative Aufwand unnötig steigt.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Zeiterfassung, Urlaubs-und Abwesenheitsverwaltung?
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

PlanD bietet umfassende Funktionen, um Mitarbeiter effizient zu verwalten und deren Arbeitszeiten zu dokumentieren. Über die Plattform lassen sich Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung zentral abbilden. Die Mitarbeitenden können ihre Zeiten direkt in der App starten und beenden, wodurch die Verwaltung von Anwesenheit und Überstunden transparent und automatisiert erfolgt. Abwesenheiten lassen sich im System hinterlegen, und Vertretungen können schnell zugewiesen werden, sodass der Betriebsablauf reibungslos bleibt.

Darüber hinaus unterstützt PlanD die Lohnvorbereitung durch Schnittstellen zu gängigen Lohnbuchhaltungssystemen wie DATEV, Agenda, Lexware oder Addison. Die erfassten Arbeitszeiten können direkt an die Lohnbuchhaltung übergeben werden, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert und Fehlerquellen minimiert.

Zusätzlich können Mitarbeiterinformationen zentral verwaltet werden, etwa Arbeitsverträge, Qualifi kationen oder Schulungsnachweise. Über die Schnittstelle zu MyTutorial können Mitarbeitende zudem Schulungsvideos direkt in der App abrufen, was die Einarbeitung neuer Mitarbeitender erleichtert und die kontinuierliche Weiterbildung unterstützt.

Insgesamt ermöglicht PlanD ein transparentes, effizientes und gut organisiertes Mitarbeiter-Management, das sowohl administrative Aufgaben erleichtert als auch die operative Planung unterstützt.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Gebäudereiniger-spezifischen Funktionen?
    • Verwaltung von Reinigungsmitteln & Verbrauchsmaterialien (Material- und Lagerverwaltung)?
    • Qualitätskontrollen & Checklisten?
    • Fuhrparkverwaltung?
    • Weitere Gebäudereiniger-spezifische Funktionen?

PlanD bietet spezielle Funktionen, die gezielt auf die Bedürfnisse von Gebäudereinigungen zugeschnitten sind. Ein zentraler Vorteil ist die Verwaltung von Reinigungsmitteln und Verbrauchsmaterialien: Über die Plattform können Materialien einzelnen Objekten zugeordnet, Bestände überwacht und Nachbestellungen direkt aus der App angestoßen werden. Dadurch wird verhindert, dass Materialien fehlen oder unnötig doppelt bestellt werden, und die Kostenkontrolle bleibt jederzeit transparent.

Darüber hinaus ermöglicht PlanD eine digitale Geräte- und Schlüsselverwaltung. Geräte oder Schlüssel, die für Einsätze benötigt werden, können zentral erfasst und den Mitarbeitenden zugewiesen werden. So behalten alle Verantwortlichen jederzeit den Überblick über vorhandene Ressourcen und deren Nutzung.

Für die Qualitätssicherung können digitale Qualitätskontrollen direkt über die App durchgeführt werden. Mitarbeitende können dokumentieren, welche Aufgaben erledigt wurden, und Fotos oder Kommentare hinterlegen, sodass die Geschäftsführung jederzeit einen klaren Überblick über den Zustand der Objekte erhält.

PlanD unterstützt damit alle wesentlichen Abläufe eines Gebäudereinigungsbetriebs, von Materialwirtschaft über Geräte- und Schlüsselverwaltung bis hin zur Dokumentation von Arbeitsleistungen. Dies sorgt für effiziente Prozesse, weniger Fehler und eine bessere Planbarkeit des Betriebsalltags.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

PlanD unterstützt Gebäudereinigungsunternehmen nicht nur bei operativen Abläufen, sondern auch in den zentralen Bereichen Controlling, Statistik und Auswertung. Über das Faktura-Dashboard lassen sich beispielsweise Umsatzübersichten erstellen – auf Tages-, Wochen- oder Quartalsebene. Dabei können die Daten nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden, etwa nach Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Kunden, Objekten oder Auftragsarten. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung und erkennen schnell, welche Auftragsarten besonders rentabel sind.

Darüber hinaus ermöglicht PlanD die Deckungsauswertung der Stunden: Aufträge können mit hinterlegten Stundenkontingenten und Stundenverrechnungssätzen automatisch überprüft werden, sodass die Rentabilität direkt abgebildet wird.

Für die Finanzbuchhaltung erleichtert PlanD die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Daten lassen sich exportieren und in gängige Buchhaltungssysteme wie DATEV, Agenda, Lexware oder Addison übertragen. So können alle relevanten Geschäftsvorgänge schnell und korrekt an den Steuerberater weitergegeben werden, ohne dass manuelle Dateneingaben erforderlich sind.

Insgesamt bietet PlanD damit eine ganzheitliche unternehmerische Unterstützung: Von der Umsatzkontrolle über die Rentabilitätsprüfung einzelner Aufträge bis hin zur nahtlosen Übergabe an die Buchhaltung werden alle wesentlichen Zahlen und Auswertungen zentral erfasst und jederzeit abrufbar.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

22. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

PlanD bietet derzeit im Wesentlichen zwei Pakete an. Das erste Paket deckt ausschließlich das operative Geschäft ab, also die Einsatzplanung und alle damit verbundenen Funktionen. Das zweite Paket erweitert dies um das Faktura-Modul, sodass auch Angebote, Rechnungen und weitere Abrechnungsfunktionen genutzt werden können.

Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Basis eines Lizenzmodells pro Mitarbeiter. Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Nutzer, da die Implementierung und das Onboarding individuell auf jedes Unternehmen abgestimmt werden. Dabei wird sichergestellt, dass alle Importdaten korrekt eingespielt werden und die Nutzung von Beginn an reibungslos funktioniert.

Der Vertrag läuft standardmäßig über 12 Monate, wodurch Unternehmen ausreichend Zeit haben, die Software vollumfänglich zu testen und zu nutzen, inklusive des Support-Angebots. Innerhalb dieses Zeitraums sind alle Funktionen verfügbar, zusätzliche Kosten für weitere Nutzer fallen entsprechend der Anzahl der lizenzierten Mitarbeiter an.

Die Preisstruktur ist somit transparent und orientiert sich klar an den tatsächlich genutzten Funktionen und der Mitarbeiteranzahl, wodurch PlanD sowohl für kleinere Teams als auch für größere Unternehmen skalierbar ist.

23. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

PlanD bietet ein umfassendes Support-Angebot, das insbesondere auf die Bedürfnisse der Anwender abgestimmt ist. Neue Kunden werden zunächst durch Onboarding-Termine via Videocall begleitet, in denen alle Funktionen der Software Schritt für Schritt erklärt werden.

Für die laufende Nutzung steht ein integrierter Chat im Dashboard zur Verfügung, über den Fragen direkt an das Support-Team gestellt werden können. Die Antwortzeiten liegen in der Regel unter einer Stunde, sodass schnelle Hilfe gewährleistet ist. Ergänzend ist E-Mail-Support verfügbar, und in dringenden Fällen kann auch telefonischer Support angeboten werden.

Darüber hinaus unterstützt PlanD die Selbsthilfe der Anwender durch ein Hilfe-Center mit umfangreichen Video- und Text-Tutorials. Besonders neue Features werden hier verständlich erklärt, sodass Kunden sich selbstständig einarbeiten können, wann immer sie möchten.

So stellt PlanD sicher, dass sowohl technisch versierte Nutzer als auch Anwender mit weniger Erfahrung effizient arbeiten und Probleme schnell lösen können.

24. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

PlanD erleichtert neuen Kunden den Einstieg und den Wechsel von bestehenden Systemen erheblich. Es gibt eine kostenlose Demo, in der Unternehmen die Software zunächst unter Anleitung einem unserer Mitarbeiter unverbindlich anschauen und sich mit den Funktionen vertraut machen können.

Für den Umstieg von anderen Systemen bietet PlanD eine Importfunktion, mit der bestehende Daten unkompliziert übernommen werden können. Dies umfasst unter anderem Mitarbeiterdaten, Kundendaten, Objektdaten, Kontaktdaten, Geräte, Artikel, Dienstleistungen und Schlüssel.

Durch diese Möglichkeit entfällt eine zeitaufwändige manuelle Übertragung, und Unternehmen können direkt mit vollständigen und konsistenten Daten starten. Zusätzlich unterstützt PlanD beim Wechselservice, sodass der Übergang zur neuen Software möglichst reibungslos und effi zient erfolgt.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

PlanD erhält regelmäßig positives Feedback von Anwendern aus der Branche, die insbesondere die Zeitersparnis, die Transparenz und die Alltagstauglichkeit der Lösung hervorheben. Auf der Referenzseite berichten zahlreiche Gebäudereinigungsunternehmen über ihre Erfahrungen mit PlanD – und warum sie sich für die Software entschieden haben.

Einige zentrale Rückmeldungen lassen sich dabei immer wieder beobachten:

Effizienz und Zeitersparnis im Arbeitsalltag

Viele Kunden bestätigen, dass PlanD ihren Arbeitsalltag spürbar erleichtert. So berichten Anwender etwa, dass lästige Aufgaben wie Einsatzplanung oder Lohnabrechnung deutlich schneller erledigt werden können. Ein Beispiel aus den Erfolgsgeschichten beschreibt, dass die Lohnabrechnung nicht mehr zehn Tage, sondern in wenigen Stunden abgeschlossen werden kann – ein großer Gewinn an Effizienz und Zeit.

Transparenz und Überblick

Ein häufi ger Punkt in den Rückmeldungen ist der klare Überblick über Objekte, Mitarbeiter und Zeiten. Kunden heben hervor, dass sie durch PlanD alle relevanten Informationen zentral an einem Ort haben – von Einsatzplänen über Arbeitszeiten bis hin zu Materialverbräuchen. Dies erhöht die Transparenz und erleichtert sowohl operative als auch strategische Entscheidungen.

Produktivität und Organisation

Ein weiteres wiederkehrendes Thema ist die verbesserte Produktivität im Team. Eine Erfolgsgeschichte berichtet, dass durch den schnellen Informationsaustausch und die digitale Planung Vertretungen bei Mitarbeiterausfall effi zienter organisiert werden können – was für den Geschäftsführer einen „riesigen Mehrwert“ darstellt.

Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Kunden

PlanD wird von Anwendern nicht nur als funktional beschrieben, sondern auch als intuitiv bedienbar – sowohl für Mitarbeitende auf der Fläche als auch für die Verwaltung im Büro. Viele berichten, dass die App so strukturiert ist, dass Mitarbeiter jederzeit den Überblick über ihre Arbeitszeiten und Einsätze behalten.

Auch die Kundenorientierung des Anbieters wird von Nutzern in unabhängigen Bewertungen positiv erwähnt, etwa dass Vorschläge der Kunden immer wieder in Weiterentwicklungen einfließen.

Konkrete Erfolgserlebnisse

Die Referenzen zeigen eine Vielzahl von ganz konkreten Resultaten:

• • • Einige Betriebe konnten durch PlanD zwei Vollzeitstellen einsparen und dadurch erhebliche Personalkosten reduzieren.
    • Andere berichten von Umsatzwachstum oder einer deutlich vereinfachten Organisation des Alltagsgeschäfts.
    • Wieder andere heben hervor, dass PlanD dafür sorgte, dass Telefonaufkommen reduziert wurde, weil viele Aufgaben und Informationen direkt digital abgewickelt werden können.

Wofür Kunden PlanD besonders schätzen

Zusammengefasst heben Anwender insbesondere folgende Aspekte hervor:

• • • Automatisierung und Entlastung bei Routineaufgaben
    • Schneller Informationsaustausch im Team
    • Bessere Dokumentation und Planung
    • Transparenz für Kunden und Mitarbeitende
    • Intuitive Bedienung, die auch technisch weniger versierten Nutzern den Einstieg erleichtert

Wünsche und Weiterentwicklungen

In Nutzerbewertungen wird auch betont, dass das Produktteam offen für Feedback ist und Wünsche ernst nimmt. Es gibt Rückmeldungen, dass Vorschläge der Anwender wiederholt in Updates und neue Funktionen eingeflossen sind, was auf eine aktive Weiterentwicklung der Lösung hinweist.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

PlanD hat sich innerhalb kurzer Zeit als eine der führenden Softwarelösungen für die Gebäudereinigung etabliert. Mit durchschnittlich 11.500 aktiven Nutzern pro Monat zeigt sich, dass die Plattform von zahlreichen Unternehmen regelmäßig im Arbeitsalltag eingesetzt wird. Diese hohe Nutzerzahl unterstreicht die Relevanz und Akzeptanz von PlanD im Markt für Facility Management und Gebäudereinigung.

Darüber hinaus wurde PlanD für seine Innovationskraft und nutzerorientierte Entwicklung bereits mehrfach ausgezeichnet. So erhielt die Software z.b. bei der CMS Messe 2025 für die KI-Sprach-Assistentin Paula den Purus Innovation Award, der Unternehmen und Produkte ehrt, die besonders innovative Ansätze und Lösungen im digitalen Umfeld umsetzen.

27. Schlussplädoyer: Für welche Gebäudereinigungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

PlanD ist ideal für Gebäudereinigungen, Hausmeisterdienste und Pfl egedienste, die ihre Einsätze effi zient planen, dokumentieren und steuern möchten. Die Software entfaltet ihre Stärken besonders bei wiederkehrenden Aufträgen, mehreren Objekten und größeren Teams.

Dank der Skalierbarkeit eignet sich PlanD sowohl für kleinere Betriebe mit rund 50 Mitarbeitenden als auch für große Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitenden. Gerade bei wachsendem Personalstamm oder komplexen Einsatzplänen erleichtert PlanD die Zeiterfassung, Materialverwaltung und Kundenkommunikation erheblich – alles zentral, übersichtlich und digital.

Für sehr kleine Teams oder Unternehmen mit nur wenigen, einmaligen Aufträgen könnte die Funktionsvielfalt von PlanD etwas umfangreich sein. Für alle anderen, die ihre Prozesse professionalisieren, Abläufe digitalisieren und Transparenz für Mitarbeiter sowie Kunden schaffen wollen, ist PlanD ein echter Mehrwert, der Zeit spart, Fehler reduziert und die Zusammenarbeit spürbar vereinfacht.