dynvon als Gebäudereiniger Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit dynvon

Wir haben Alexis Bethke-Pittadakis über sein Automatisierungs-Tool für Gebäudereiniger ausgefragt.

Die Antworten von Alexis Bethke-Pittadakis sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Gebäudereiniger in 3 Sätzen.

dynvon nimmt Ihnen den ganzen Papierkram ab: Angebote schreiben, Rechnungen verschicken, Mahnungen rausschicken, Daten an den Steuerberater übergeben. Alles läuft automatisch, Sie müssen nichts mehr von Hand eintippen. Einmal bezahlt, kein Monatsabo pro Mitarbeiter.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Die meisten meiner Kunden haben vorher schon andere Software ausprobiert. Ein Inhaber aus Berlin hat gesagt: „Die Entwickler kommen nicht aus der Praxis.“ Und er hat Recht — die meisten Softwarefirmen wissen nicht, wie eine Reinigungsfirma wirklich kalkuliert. Jeder rechnet anders. Der eine pro Quadratmeter, der nächste pro Stunde, der dritte hat Sonderpreise für bestimmte Hausverwaltungen. Standard-Software kann das nicht abbilden. Bei dynvon wird das System so gebaut, wie Sie es brauchen.

Ein konkretes Beispiel: Ein Kunde aus Hamburg hat pro Angebot bis zu 2 Stunden gebraucht — verschiedene Raumtypen, verschiedene Leistungswerte, Sondervereinbarungen. Jetzt braucht er 5 Minuten. Die Kalkulation rechnet genauso wie er es im Kopf macht, nur automatisch.

Noch ein Vorteil: Rechnungen gehen am 1. des Monats von alleine raus. 50 Rechnungen, 100 Rechnungen — egal. Kein Mensch muss dafür freitags im Büro sitzen. Ein Kunde hat mir gesagt: „Ich verbringe freitags keine 4 Stunden mehr mit Rechnungen.“

Und: Sie zahlen einmal. Kein Abo das jeden Monat vom Konto geht. Ein Kunde hat vorher 500 Euro im Monat für eine andere Branchensoftware gezahlt. Sein Wort: „Abzockerei.“

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Keine App für die Reinigungskräfte. Wenn Ihre Leute vor Ort einstempeln sollen, brauchen Sie dafür Blink oder Crewmeister. dynvon kümmert sich um den Bürokram — Kalkulation, Rechnungen, Steuerberater. Die Zeiterfassung vor Ort können spezialisierte Apps besser.

Und: Wenn Sie etwas am System ändern wollen, müssen Sie mich anrufen. Das dauert 1-3 Tage. Sie können nicht selbst Felder umklicken. Dafür funktioniert jede Änderung danach auch wirklich.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Läuft im Browser. Sie öffnen die Seite, loggen sich ein, fertig. Nichts installieren, nichts herunterladen. Funktioniert auf jedem Computer und jedem Tablet.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Auf dem Tablet ja. Für die Arbeit am Objekt — Stunden erfassen, einstempeln — nutzen die Teams Blink oder Crewmeister auf dem Handy. Die Stundendaten landen automatisch im System.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, so viele wie Sie wollen. Keine Extrakosten pro Nutzer. Chef, Bürokraft, Objektleiter — alle können gleichzeitig rein.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Ein Browser und Internet. Mehr nicht.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein. Aber Blink und Crewmeister (die Apps für die Leute vor Ort) funktionieren auch ohne Internet und laden die Daten hoch sobald wieder Empfang da ist.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Ich spiele Updates direkt ein. Sie müssen nichts tun. Wenn sich zum Beispiel die Tariflöhne ändern, sind die neuen Zahlen einfach drin.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Ihre Daten werden jeden Tag automatisch gesichert. Sie können jederzeit alles als Excel-Datei herunterladen. Die Daten gehören Ihnen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Server in Europa, verschlüsselte Verbindung, jeder Kunde hat seine eigene Datenbank. Niemand anderes kann Ihre Daten sehen. DSGVO-konform.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

• • • DATEV: Daten gehen direkt an den Steuerberater, der muss nichts mehr abtippen
    • LexOffice / sevDesk: Belege werden automatisch übergeben
    • Blink / Crewmeister: Stunden der Mitarbeiter kommen automatisch rein
    • E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD (was ab 2027 Pflicht wird)
    • Email: Rechnungen und Mahnungen gehen automatisch per Mail raus
    • Excel: Kundenlisten und Objektdaten rein und raus

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Gebäudereiniger-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Termin- & Einsatzplanung?
    • Wie lassen sich Reinigungsaufträge planen und koordinieren?
    • Aufgaben- und Tourenzuweisung an Mitarbeiter?
    • Gibt es eine Mobile Zeiterfassung per App oder Terminal?
    • Können Routen und Einsatzorte übersichtlich dargestellt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Termin- und Einsatzplanung anmerken?

Sie sehen auf einen Blick welches Team wann in welchem Objekt arbeitet. Wenn jemand krank wird, sehen Sie sofort welche Objekte betroffen sind und können die Vertretung regeln. Reinigungszeiten, Frequenzen und Teamzuordnungen sind pro Objekt hinterlegt.

dynvon ersetzt kein reines Planungstool wie Pland — aber für die meisten Firmen mit 5-50 Mitarbeitern reicht die Einsatzübersicht in dynvon völlig aus, weil sie direkt mit Kalkulation, Rechnungen und Zeiterfassung zusammenhängt. Alles in einem System statt drei verschiedene Tools die nicht miteinander reden.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kunden- & Auftragsmanagement?
    • Verwaltung von Kundendaten, Objekten und Verträgen?
    • Historie von Aufträgen, Angeboten und Rechnungen pro Kunde?
    • Erinnerungen für wiederkehrende Reinigungen oder Wartungen?
    • Möglichkeit zur digitalen Unterschrift (z. B. vor Ort via Tablet/Smartphone)?
    • Kommunikation mit Kunden & Mitarbeitern (integriertes Ticket-System / interner Chat)?
    • Kundenportal (für Rechnungen, Leistungsnachweise, Auftragsstatus)?
    • Weiteres zum Thema Kunden- & Auftragsmanagement?

Ein Kunde hat es gut gesagt: „So ein System gibt es einfach nicht für Reinigungsunternehmen.“ Und er hat Recht — normale CRM-Programme kennen keine Objekte. Bei dynvon ist das anders:

• • • Ein Kunde kann mehrere Gebäude haben, jedes mit eigenen Räumen, eigener Reinigungsfrequenz und eigenem Preis
    • Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist im System hinterlegt
    • Wenn der Tariflohn steigt, kann der Preis automatisch angepasst werden (Preisgleitklausel)
    • Sonderleistungen (Grundreinigung, Fenster) separat abrechenbar

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Angebots- und Rechnungserstellung?
    • Erstellung und Versand von Angeboten & Rechnungen?
    • Gibt es Vorlagen und individuelle Anpassungsmöglichkeiten?
    • Sammel- oder Teilrechnungen möglich?
    • Verschiedene Abrechnungsmodelle (z.B. nach Quadratmeter, Stückzahl, etc.)?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Automatische Berechnung von Zuschlägen (z.B. Nachtarbeit, Wochenende, Sonderleistungen)?
    • Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Angebots- und Rechnungserstellung anmerken?

Dafür kommen die meisten Kunden zu mir.

Angebote: Sie geben die Räume und Flächen ein, das System rechnet alles durch — Leistungswerte, Stundenverrechnungssatz, Zuschläge — und spuckt ein fertiges Angebot als PDF aus. Mit Ihrem Logo, Ihrem Leistungsverzeichnis, professionell formatiert. Was früher 2 Stunden gedauert hat, dauert 5 Minuten.

Rechnungen: Am Monatsanfang gehen alle Rechnungen automatisch raus. Per Email, als PDF. 30 Objekte, 50 Objekte, 100 Objekte — egal. Sie müssen nichts tun. Sonderleistungen werden extra abgerechnet. Wenn ein Kunde mehrere Gebäude hat, kann er eine Sammelrechnung kriegen.

Mahnungen: Wenn nach 14 Tagen nicht gezahlt wurde, geht automatisch eine Erinnerung raus. Dann eine zweite. Dann eine dritte. Ohne dass Sie sich schlecht fühlen müssen, weil Sie den Kunden „nerven“. Das System mahnt sachlich und pünktlich. Ein Inhaber hat mir gesagt: „Ich mahne ungern, weil ich den Kunden nicht verlieren will.“ Genau deswegen macht das jetzt der Computer.

Steuerberater: Alle Rechnungen und Zahlungen werden als DATEV-Datei an den Steuerberater geschickt. Der importiert das direkt — kein Abtippen, keine Fehler, keine Rückfragen.

Zuschläge: Nachtzuschläge, Sonntagszuschläge, Feiertagszuschläge — werden automatisch berechnet. Alles nach Tarifvertrag.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Ablage und Organisation von Verträgen, Arbeitsanweisungen, Zertifikaten?
    • Fotodokumentation?
    • Digitale Leistungsnachweise für Kunden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumentation anmerken?

Alle Rechnungen und Mahnungen als PDF gespeichert. Leistungsnachweise aus den Zeiterfassungsdaten möglich. Fotos vom Objekt: dafür besser die Blink-App nutzen.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software die mobile Arbeit direkt beim Kunden vor Ort?
    • Gibt es eine gesonderte Variante der Software bzw. eine extra App für den mobilen Gebrauch?
    • Welche Software-Funktionen lassen sich auch mobil nutzen bzw. welche nicht?
    • Weiteres zum Thema mobile Arbeit?

Vor Ort nutzen die Reinigungskräfte Blink (Chat, Stunden erfassen, GPS-Check-in) oder Crewmeister (einstempeln per NFC-Chip oder QR-Code). Die Stundendaten landen automatisch im System und werden für Lohnvorbereitung und Rechnungen verwendet.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Zusammenarbeit mit Subunternehmern?
    • Digitale Vertragsverwaltung und Zertifikatskontrolle?
    • Können Subunternehmer Rechnungen oder Leistungsnachweise digital einreichen?
    • Wie werden externe Partner in die Einsatzplanung eingebunden?
    • Weiteres zum Thema Subunternehmer?

Subunternehmer werden im System als eigene Einheit gepflegt. Deren Rechnungen können Sie gegen das Objektbudget verbuchen — so sehen Sie sofort ob ein Objekt noch profitabel ist.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

Die Stunden kommen von Blink oder Crewmeister rein. dynvon schlüsselt das auf: Reguläre Stunden, Überstunden, Nachtzuschlag, Sonntagszuschlag. Alles so aufbereitet, dass der Steuerberater es direkt in DATEV importieren kann.

Für Firmen mit viel Fluktuation: Ein Kunde in Münster stellt jede Woche 10-15 neue Leute ein. Der hatte vorher 12-16 Stunden im Monat nur für Arbeitsverträge und Sicherheitsunterweisungen gebraucht. Das System generiert jetzt alles automatisch aus den Stammdaten — mit den richtigen Lohngruppen nach Tarifvertrag.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Gebäudereiniger-spezifischen Funktionen?
    • Verwaltung von Reinigungsmitteln & Verbrauchsmaterialien (Material- und Lagerverwaltung)?
    • Qualitätskontrollen & Checklisten?
    • Fuhrparkverwaltung?
    • Weitere Gebäudereiniger-spezifische Funktionen?

Qualitätskontrollen (Checklisten, Mängelberichte) auf Wunsch möglich. Lagerverwaltung und Fuhrpark: nicht dabei, dafür gibt es bessere Tools.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Die Auswertung die meine Kunden am meisten überrascht: Welche Objekte verdienen Geld und welche kosten Geld? Tatsächliche Stunden mal Stundenkosten gegen den Vertragspreis — pro Gebäude. Die meisten Inhaber sehen das zum ersten Mal. Ein Kunde hat daraufhin zwei Verträge nachverhandelt und einen gekündigt.

Dazu: Offene Rechnungen auf einen Blick, Zahlungseingänge, Mahnquote.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

22. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Der Preis hängt davon ab, was automatisiert werden soll. Nur Angebotserstellung ist weniger Aufwand als ein Komplettsystem mit Rechnungen, Mahnwesen und DATEV. Deswegen besprechen wir im Erstgespräch, was bei Ihnen am meisten Zeit frisst, und ich mache ein konkretes Angebot.

Was sich alle Kunden teilen: Einmalige Einrichtung + kleiner monatlicher Betrag für Wartung und Updates. Keine Kosten pro Nutzer. Keine Mindestlaufzeit.

Was sich Kunden sparen:

• • • 10+ Stunden Büroarbeit pro Woche (Rechnungen, Mahnungen, Steuerberater-Übergabe)
    • Ein Kunde hat vorher 500 Euro im Monat für eine andere Branchensoftware bezahlt
    • Ein anderer hatte drei verschiedene Programme gleichzeitig für 750-1.000 Euro im Monat, und keins hat mit dem anderen geredet

Amortisation: Die meisten Kunden haben die Investition nach 4-6 Monaten wieder raus — allein durch die gesparte Bürozeit. Wenn man dazu rechnet, dass keine laufenden Lizenzkosten mehr anfallen, ist dynvon ab dem zweiten Jahr günstiger als die meisten Abo-Lösungen.

23. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Sie rufen mich an, schreiben mir eine Email oder eine WhatsApp. Direkt an den Entwickler, nicht an ein Call-Center. Kein Ticket aufmachen, keine Nummer ziehen. Wenn etwas nicht funktioniert, wird es am selben Tag gelöst.

24. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Kostenloses Erstgespräch, 30 Minuten. Ich schaue mir an, wie Sie arbeiten und wo die meiste Zeit draufgeht. Manchmal sage ich auch ehrlich: „Für Sie reicht LexOffice, Sie brauchen mich nicht.“

Keine Testversion — jedes System wird individuell gebaut, da gibt es nichts Fertiges zum Ausprobieren. Dafür wissen Sie vorher genau was Sie bekommen, weil wir alles gemeinsam besprechen und aufschreiben.

Die meisten Kunden fangen mit einem Baustein an — zum Beispiel nur die Angebotserstellung — und erweitern später.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Der Satz der am häufigsten fällt: „Warum gibt es das nicht schon längst?“

Die Branche ist es gewohnt, Verwaltung als notwendiges Übel hinzunehmen. Inhaber die den ganzen Tag telefonieren, Angebote schreiben, Rechnungen verschicken und sich eigentlich um ihre Kunden kümmern wollen. Einer hat gesagt: „Ich muss Geld verdienen. Deswegen mache ich das, was der Firma Geld bringt.“ Verwaltung bringt kein Geld. Aber ohne läuft’s auch nicht.

Was sich nach der Umstellung ändert: Ein Kunde hat seine Bürokraft freigemacht, die vorher nur Rechnungen geschrieben hat. Die macht jetzt Kundenakquise. Ein anderer spart 10 Stunden pro Woche. Ein dritter hat durch die Auswertung gesehen, dass er drei Objekte unter Selbstkosten reinigt.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

dynvon ist kein Massenprodukt. Ich betreue meine Kunden persönlich, 5.0 Sterne auf Google. Kein Wettbewerb mit Blink oder fortytools — die machen Zeiterfassung und Planung, ich mache den Bürokram danach. Wer mit Standard-Software klarkommt, braucht mich nicht. Wer damit nicht weiterkommt, der ruft mich an.

27. Schlussplädoyer: Für welche Gebäudereinigungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Gut geeignet: Reinigungsfirmen mit 5-100 Mitarbeitern. Inhaber die jeden Freitag stundenlang Rechnungen schreiben. Firmen die monatlich 20 oder mehr Objektrechnungen in Word oder Excel tippen. Firmen die schon andere Software ausprobiert haben und enttäuscht waren.

Weniger geeignet: Einzelunternehmer mit 3 Objekten (LexOffice reicht). Firmen die hauptsächlich einen Putzplan brauchen (Pland oder Blink). Wer morgen sofort loslegen will — Projektlaufzeit ist 2-4 Wochen.