HERO als Gebäudereiniger Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit HERO

Wir haben die HERO Software GmbH über ihre Gebäudereiniger-Software HERO ausgefragt.

Die Antworten der HERO Software GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Gebäudereiniger in 3 Sätzen.

HERO (https://hero-software.de/anwendungen/gebaeudereiniger-software) unterstützt Reinigungsunternehmen dabei, ihren gesamten Betriebsalltag digital zu organisieren – von der ersten Kundenanfrage über Angebote und Auftragsabwicklung bis zur Schlussrechnung. Alle Prozesse laufen in einer zentralen Lösung zusammen, die dank Cloud-Technologie flexibel von verschiedenen Geräten aus nutzbar ist. Integrierte Automationen und KI-Funktionen helfen dabei, exzellente Kundenkommunikation zu ermöglichen und heben Reinigungsunternehmen auf das höchste Niveau.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

HERO Software bündelt alle zentralen Funktionen, von ERP und Lagerverwaltung bis hin zu Finanzmanagement und KI, in einem einzigen Betriebssystem fürs Handwerk. Statt mehrerer Tools bieten wir eine Lösung für das gesamte Auftrags- und Betriebsmanagement. Integrierte Automationen und KI-Funktionen nehmen dabei Routineaufgaben im Büro ab und schaffen so mehr Freiraum für das Wesentliche: das eigene Handwerk und die strategische Weiterentwicklung des Betriebs.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Wie jede umfassende Softwarelösung hat auch HERO Software eine Lernkurve – wer das volle Potenzial eines echten Betriebssystems für seinen Betrieb ausschöpfen möchte, braucht manchmal etwas Zeit, um alle Funktionen kennenzulernen. Genau deshalb legen wir großen Wert auf weitreichenden Support und begleiten unsere Kund*innen aktiv dabei, das Maximum für ihren individuellen Betrieb herauszuholen. Gleichzeitig entwickeln wir HERO Software kontinuierlich weiter – immer nah an den Bedürfnissen unserer Nutzer*innen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Bei HERO Software handelt es sich um eine Cloud-Software (Web-Anwendung).

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, HERO Software ist als mobile App für iOS und Android verfügbar und auch am Smartphone und Tablet nutzbar. Die App deckt den Großteil der Funktionen ab: darunter Rechnungsstellung, Dokumentenmanagement, Auftragsverwaltung, CRM, Lagerverwaltung, Arbeitszeiterfassung, Aufmaß und digitale Unterschrift. Damit haben Gebäudereiniger*innen die wichtigsten Betriebsprozesse auch unterwegs jederzeit griffbereit.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mehrere Nutzer*innen und Geräte können gleichzeitig mit HERO arbeiten. Dank der Cloud werden neue Einträge, Dokumente, Kommentare usw. per Datensynchronisation in Echtzeit bei Mitarbeitenden aktualisiert.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Ein*e HERO-Nutzer*in braucht nur ein internetfähiges Endgerät (Desktop-PC, Laptop, Smartphone, Tablet) und kann sich dann entweder in der Web-Version oder in der mobilen App anmelden. Mobil ist HERO von Apple iOS und Android Geräten aus nutzbar.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, die HERO App unterstützt auch den Offline-Betrieb. Bereits geöffnete Projekte und die Zeiterfassung sind problemlos ohne Internetverbindung nutzbar – ideal für Einsätze auf Baustellen oder in Bereichen ohne stabiles Netz. Offline erstellte Einträge und Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Von Montag bis Donnerstag erfolgen Updates täglich automatisch.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

HERO-Nutzer*innen können sich jederzeit Exporte ziehen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Bei HERO legen wir sehr viel Wert auf Datensicherheit. Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Daten erfolgt ausschließlich nach den Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts. Selbstverständlich sind wir DSGVO-konform und alle Daten werden in der EU, vor allem in Deutschland, gehostet. Die von unseren Cloud-Anbietern verwalteten Rechenzentren erfüllen höchste Sicherheitsstandards und verfügen über alle relevanten Zertifizierungen.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

HERO bietet die folgenden Schnittstellen: DATANORM, IDS Connect, UGL-Format, DATEV, Lexware Office, DAA-Connect, GAEB, Aroundhome, Offpaper, geoCapture und Solar Monkey. Der Vorteil dieser Schnittstellen ist, dass HERO so um viele weitere Funktionen ergänzt werden kann, ohne dass Nutzer*innen das Programm wechseln oder Daten umständlich in HERO hochladen müssen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Gebäudereiniger-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Termin- & Einsatzplanung?
    • Wie lassen sich Reinigungsaufträge planen und koordinieren?
    • Aufgaben- und Tourenzuweisung an Mitarbeiter?
    • Gibt es eine Mobile Zeiterfassung per App oder Terminal?
    • Können Routen und Einsatzorte übersichtlich dargestellt werden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Termin- und Einsatzplanung anmerken?

Die Terminplanung in HERO Software läuft über eine digitale Plantafel – übersichtlich, visuell und auf einen Blick erfassbar. Termine lassen sich flexibel koordinieren und direkt mit Mitarbeitenden, Fahrzeugen, Maschinen oder Werkzeug verknüpfen. Die Zeiterfassung erfolgt mobil über die HERO App, sodass Mitarbeitende ihre Zeiten bequem vom Einsatzort aus erfassen können – ganz ohne den Umweg über den Betrieb. Dank der integrierten Google Maps-Anbindung wird die Route zum Kunden direkt aus der Adresse heraus berechnet.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kunden- & Auftragsmanagement?
    • Verwaltung von Kundendaten, Objekten und Verträgen?
    • Historie von Aufträgen, Angeboten und Rechnungen pro Kunde?
    • Erinnerungen für wiederkehrende Reinigungen oder Wartungen?
    • Möglichkeit zur digitalen Unterschrift (z. B. vor Ort via Tablet/Smartphone)?
    • Kommunikation mit Kunden & Mitarbeitern (integriertes Ticket-System / interner Chat)?
    • Kundenportal (für Rechnungen, Leistungsnachweise, Auftragsstatus)?
    • Weiteres zum Thema Kunden- & Auftragsmanagement?

In HERO Software werden Aufträge kundenbezogen verwaltet – alle relevanten Dokumente, Rechnungen, Belege, Fotos und Projektdaten sind direkt im jeweiligen Kundeneintrag gebündelt. Das integrierte CRM speichert sämtliche Kundendaten zentral und übersichtlich an einem Ort.

Automatisierte Terminerinnerungen sorgen dafür, dass Kund*innen rechtzeitig an anstehende Reinigungen oder Wartungen erinnert werden – ohne manuellen Aufwand. Abnahmen lassen sich direkt mobil über die HERO App mit digitaler Unterschrift abschließen. Mit HERO Wallet erhält jede Rechnung eine eigene IBAN, was die Zuordnung von Zahlungseingängen deutlich vereinfacht und Verwaltungsaufwand spart.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Angebots- und Rechnungserstellung?
    • Erstellung und Versand von Angeboten & Rechnungen?
    • Gibt es Vorlagen und individuelle Anpassungsmöglichkeiten?
    • Sammel- oder Teilrechnungen möglich?
    • Verschiedene Abrechnungsmodelle (z.B. nach Quadratmeter, Stückzahl, etc.)?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Automatische Berechnung von Zuschlägen (z.B. Nachtarbeit, Wochenende, Sonderleistungen)?
    • Gibt es ein Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Angebots- und Rechnungserstellung anmerken?

Rechnungen lassen sich in HERO Software individuell erstellen oder direkt aus einem Angebot heraus generieren und anschließend digital an Kund*innen versenden. Abschlags- und Teilrechnungen sind ebenso möglich wie die Erstellung von E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format.

Mit HERO Wallet wird der gesamte Zahlungsprozess optimiert: Eingegangene Zahlungen werden automatisch mit den jeweiligen Rechnungen abgeglichen und offene Forderungen werden über das integrierte Mahnwesen mit bis zu sechs Mahnstufen automatisch nachverfolgt. Das spart Zeit, schafft Transparenz und reduziert den manuellen Aufwand im Tagesgeschäft.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumententation?
    • Ablage und Organisation von Verträgen, Arbeitsanweisungen, Zertifikaten?
    • Fotodokumentation?
    • Digitale Leistungsnachweise für Kunden?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumentation anmerken?

In HERO Software lassen sich alle projektrelevanten Daten zentral verwalten – von Verträgen und Rechnungen bis hin zu Kundendaten. Jedes Projekt verfügt über ein eigenes Logbuch, in dem Updates und Fotos dokumentiert werden können. Berichte, Checklisten und Auftragsdokumente lassen sich individuell erstellen, und über die Schnittstelle zu Offpaper sind auch tabellarische Dokumente und spezielle Formulare realisierbar.

Projektupdates und digitale Leistungsnachweise können automatisiert an Kund*innen verschickt werden – für eine transparente Kommunikation ohne manuellen Aufwand im Büro.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software die mobile Arbeit direkt beim Kunden vor Ort?
    • Gibt es eine gesonderte Variante der Software bzw. eine extra App für den mobilen Gebrauch?
    • Welche Software-Funktionen lassen sich auch mobil nutzen bzw. welche nicht?
    • Weiteres zum Thema mobile Arbeit?

Für den mobilen Einsatz steht die HERO App für iOS und Android zur Verfügung. Sie deckt die zentralen Funktionen des Arbeitsalltags ab – darunter Projektpipeline, Dokumentenverwaltung, Arbeitszeiterfassung, CRM, Aufmaß, digitale Unterschrift und Lagerverwaltung.

Dank Cloud-Anbindung und Echtzeit-Synchronisation arbeiten Gebäudereiniger*innen im Außendienst und Büromitarbeitende jederzeit auf demselben Stand. Projektupdates und Fotos lassen sich unkompliziert im gesamten Team teilen und projektbezogen speichern – für eine reibungslose Zusammenarbeit im gesamten Betrieb.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Zusammenarbeit mit Subunternehmern?
    • Digitale Vertragsverwaltung und Zertifikatskontrolle?
    • Können Subunternehmer Rechnungen oder Leistungsnachweise digital einreichen?
    • Wie werden externe Partner in die Einsatzplanung eingebunden?
    • Weiteres zum Thema Subunternehmer?

Die Vertragsverwaltung in HERO ist grundsätzlich nur für eigene Mitarbeitende konzipiert. Eine dedizierte Verwaltung externer Subunternehmer-Verträge oder ein Zertifikat-Tracking (Fälligkeiten, Bescheinigungen) gibt es in HERO nicht. Hier können wir mit einigen Workarounds helfen:

• „Externe Mitarbeitende“ können z. B. als Ressource in der digitalen Plantafel hinterlegt und damit verwaltet werden: So können ihnen Termine zugeordnet und anhand der Termine auch die Arbeitszeiten erfasst werden.
• Ebenfalls können Subunternehmer als Kontakte in HERO angelegt und mit Projekten verknüpft werden. So würde auch die Abrechnung erfolgen.
• Zusätzlich können externe Kalender von Subunternehmern über iCal-Links zum Betriebskalender hinzugefügt werden. Entsprechende Termine erscheinen dann in der digitalen Plantafel, Verfügbarkeiten werden auf einen Blick sichtbar und Doppelbelegung kann vermieden werden.

Über clevere Workarounds ist in HERO für Subunternehmer also einiges möglich und wir unterstützen Kund*innen gerne bei der Umsetzung dieser Kniffe. Betriebe mit reinem Subunternehmer-Modell (wie Generalunternehmer) würden mit HERO allerdings an ihre Grenzen stoßen und für diese Unternehmensmodelle wäre HERO aktuell nicht die passende Software.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeiter-Management?
    • Zeiterfassung, Urlaubs-und Abwesenheitsverwaltung?
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
    • Weiteres zum Thema Mitarbeiter-Management?

Im Betriebssystem von HERO lassen sich sämtliche Mitarbeiterdaten zentral und digital verwalten. Zeiterfassung sowie Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement sind vollständig integriert und auch mobil über die HERO App abrufbar.

Für eine reibungslose Anbindung an bestehende Buchhaltungsprozesse bietet HERO eine direkte Schnittstelle zu Lexware Office sowie einen DATEV-Export – damit lassen sich Buchhaltungsdaten rechtssicher und ohne Mehraufwand übermitteln.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Gebäudereiniger-spezifischen Funktionen?
    • Verwaltung von Reinigungsmitteln & Verbrauchsmaterialien (Material- und Lagerverwaltung)?
    • Qualitätskontrollen & Checklisten?
    • Fuhrparkverwaltung?
    • Weitere Gebäudereiniger-spezifische Funktionen?

HERO Software bietet Gebäudereiniger*innen eine umfangreiche digitale Lagerverwaltung – mobil abrufbar und jederzeit griffbereit. Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterialien lassen sich übersichtlich verwalten, Artikel flexibel aus dem Hauptbestand zuordnen und dank Such- und Filterfunktion schnell wiederfinden. Das digitale Lagerbuch sowie das Scannen von QR- und Barcodes über die HERO App sorgen für Effizienz und Transparenz im Lageralltag.

Checklisten und digitale Aufgaben lassen sich unkompliziert erstellen und im Team teilen. Für komplexere Qualitätskontroll-Formulare steht die Schnittstelle zu Offpaper zur Verfügung. Maschinen und Fahrzeuge werden direkt in der digitalen Plantafel verwaltet und lassen sich nahtlos in die Einsatzplanung integrieren.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

HERO Software stellt allen Nutzer*innen aussagekräftige Dashboards zur Verfügung, die zentrale Kennzahlen wie Umsatz, Projekte, Kunden, Artikel und Mitarbeitende auf einen Blick sichtbar machen. Eine integrierte geografische Projektkarte zeigt zudem, wo die eigenen Kund*innen ansässig sind. Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater steht ein DATEV-Export bereit, ergänzt durch eine nahtlose Schnittstelle zu Lexware Office.

Integrierte Automationen übernehmen wiederkehrende Aufgaben – von der Begrüßungs-E-Mail bis zur Projektstatuspflege. Der KI-Telefonassistent nimmt Kundenanrufe entgegen, dokumentiert sie automatisch und leitet daraus direkt weiterführende Aufgaben ab. So können sich Betriebe auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.

Darüber hinaus legt HERO großen Wert auf Community und Austausch: Mit Veranstaltungen wie dem HERO AI-Launchevent oder der HEROCON – dem Handwerkerevent im Signal Iduna Park – bieten wir Handwerker*innen regelmäßig die Möglichkeit, sich zu vernetzen, weiterzubilden und voneinander zu lernen.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

22. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche / Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

HERO ist aktuell in drei unterschiedlichen Plänen nutzbar. Grundsätzlich werden Jahresverträge abgeschlossen, die eine Kündigungsfrist von einem Monat vor Vertragsende haben. (Die aktuellen Preise gibt es immer unter: https://hero-software.de/preise.)

• HERO Select
  • Ab 59 € mtl. pro Standard-Nutzer. App-Nutzer können für 22 € dazugebucht werden.
  • Beinhaltet das Wesentliche für Betriebe: Cloud & App, Rechnungsprogramm, Kundenverwaltung, Individuelle Projektpipeline, Mitarbeiterverwaltung & Zeiterfassung, Schnittstellen & Integrationen und die digitale Plantafel.
  • (Richtet sich an Betriebe mit bis zu 5 Mitarbeitenden.)
• HERO OS
  • Ab. 109 € mtl. Jeder weitere Standard-Nutzer kann für 59 € und jeder weitere App-Nutzer für 22 € dazugebucht werden.
  • Beinhaltet alle Funktionen aus HERO Select sowie Lagerverwaltung, KI-Funktionalitäten, Finanz-Funktionalitäten und API-Zugang.
• HERO OS Plus
  • Ab 289 € mtl. Jeder weitere Standard-Nutzer kann für 59 € und jeder weitere App-Nutzer für 22 € dazugebucht werden.
  • Beinhaltet alle Funktionen aus HERO Select und HERO OS sowie Automationen mit HERO Copilot und KI-Funktionalitäten mit höheren Nutzungslimits als bei HERO OS.
  • (Benötigt einen kostenpflichtigen Implementierungsservice.)

23. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

HERO Software bietet Nutzer*innen einen umfassenden Support auf mehreren Kanälen: per Telefon, E-Mail und Chatbot – ergänzt durch einen KI-gestützten Telefonassistenten. Der Support wird dabei überwiegend inhouse abgewickelt, was eine gleichbleibend hohe Qualität und kurze Reaktionszeiten sicherstellt.

Darüber hinaus stehen zahlreiche Self-Service-Angebote zur Verfügung: Ein ausführlicher Online-Support-Bereich auf der HERO Website beantwortet häufige Fragen mit Screenshots und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, YouTube-Videos erklären Features und Workflows anschaulich, und auf den jeweiligen Produktseiten finden Nutzer*innen gezielte FAQ-Bereiche. So finden Kund*innen schnell und unkompliziert die passende Antwort – wann immer sie sie brauchen.

24. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Der Einstieg in HERO Software ist unkompliziert: Eine 14-tägige Testversion steht unverbindlich und ohne automatische Vertragsverlängerung zur Verfügung. Die Testversion gilt für HERO Select – HERO OS und HERO OS Plus hingegen beinhalten zusätzliche KI-Funktionalitäten, bzw. Automationen, die bei jedem Abschluss individuell eingerichtet werden und dementsprechend nicht getestet werden können. Selbstverständlich können sämtliche Funktionen in einer persönlichen Demo erlebt werden.

Für den Wechsel zu HERO unterstützen wir neue Nutzer*innen aktiv beim Datenimport. Bestehende Daten lassen sich unkompliziert übertragen, und über Schnittstellen zu IDS Connect, DATANORM und UGL können Artikelstammdaten direkt eingebunden werden. So gelingt der Umstieg so reibungslos wie möglich.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Besonders geschätzt werden die intuitive Bedienbarkeit, die Flexibilität durch Cloud und App, der breite Funktionsumfang sowie die praktischen Schnittstellen und Automationen. Auch unsere KI-Funktionalitäten begeistern zunehmend – und dieser Bereich wird kontinuierlich weiterentwickelt, worauf sich viele Kund*innen bereits jetzt freuen.

Was unsere Kund*innen über HERO Software sagen, lässt sich am besten direkt nachlesen: Auf unserer Website gibt es einen eigenen Referenzbereich (https://hero-software.de/erfahrungen) sowie zahlreiche Erfolgsgeschichten im HERO-Blog (https://hero-software.de/blog).

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

HERO Software zählt zu den führenden Lösungen im Bereich Handwerkersoftware – als Marktführer und Testsieger bestätigt. Auf dem Vergleichsportal Trusted werden wir aktuell mit 1,3 („sehr gut“) bewertet. Und auch als Arbeitgeber werden wir geschätzt: Die Zeit und kununu haben uns jüngst als „Most Wanted Employer 2026″ ausgezeichnet.

27. Schlussplädoyer: Für welche Gebäudereinigungen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

HERO Software ist für Gebäudereinigungen jeder Größe gemacht – vom Ein-Personen-Betrieb bis zum Unternehmen mit 50 und mehr Mitarbeitenden. Der breite Funktionsumfang, praxisnahe Automationen und moderne KI-Funktionalitäten lassen sich flexibel an die individuellen Anforderungen jedes Betriebs anpassen.

Besonders im Alltag machen Funktionen wie Rechnungsstellung, digitale Plantafel, Kalkulation, Zeiterfassung und Kundenmanagement den Unterschied – im Büro genauso wie im Außendienst.