Kostenlose Software für Gebäudereiniger? Was gratis ist und wo die Grenzen liegen

Wer einen kleinen Reinigungsbetrieb führt, möchte die Einnahmen möglichst nicht gleich wieder für Software ausgeben. Verständlich also, wenn ihr nach einem kostenlosen Programm für Einsatzplanung, Arbeitszeiten und Rechnungen sucht. Bei unserer Recherche zeigte sich allerdings: Meist bedeutet „kostenlos“, dass ihr eine Software eine Woche bis einen Monat ausprobieren könnt oder eine Demo beziehungsweise Beratung bekommt. Dauerhaft kostenlose Software für Gebäudereiniger ist selten. Es gibt sie – etwa eine App für Betriebe mit bis zu drei Mitarbeitern –, doch bei jedem Angebot müsst ihr mit Einschränkungen rechnen. Eine branchenspezifische Freeware zum Herunterladen haben wir nicht gefunden; Open Source gibt es vor allem in Form allgemeiner Unternehmenssoftware.

Trotzdem kann eine kostenlose Lösung für euren Betrieb ausreichen. Entscheidend ist, welche Arbeit sie euch abnehmen soll. Wir haben deshalb genauer hingeschaut: Was bekommt ihr ohne laufende Softwarekosten? Wo endet der Gratistarif? Und wie lange könnt ihr die anderen Programme testen, bevor ihr dafür bezahlt? Auch Downloads, kostenlose Rechnungsprogramme, Open Source und Excel-Vorlagen haben wir uns daraufhin angesehen, wofür sie im Reinigungsalltag taugen.

Welche Software für Gebäudereiniger dauerhaft kostenlos ist

Ein kostenloser Zugang hilft euch auf Dauer nur, wenn ihr damit auch nach Ablauf der ersten Wochen weiterarbeiten könnt. Genau solche Angebote stellen wir hier vor. Sie eignen sich vor allem für sehr kleine Betriebe. Manche übernehmen auch nur eine bestimmte Aufgabe, etwa die Zeiterfassung oder den Dienstplan.

Gerelo: kostenlos bis drei Mitarbeiter

Habt ihr höchstens drei Mitarbeiter, lohnt sich ein Blick auf Gerelo. Die App wurde speziell für Gebäudereiniger entwickelt und ist bis zu dieser Betriebsgröße kostenlos. Eure Reinigungskräfte können am Objekt ihre Arbeitszeit erfassen, Urlaub beantragen oder sich krankmelden. Im Büro verwaltet ihr die Daten über den Browser. Zwei Fragen bleiben beim Gratisangebot allerdings offen: Welche Module sind enthalten, und zählt ihr als Inhaber bei den drei Mitarbeitern mit? Das solltet ihr vor dem Einstieg mit dem Anbieter klären.

Sobald ihr vier oder mehr Mitarbeiter habt, berechnet Gerelo jedes gebuchte Modul je Mitarbeiter. Monatlich sind das 2,00 € bei bis zu zehn Mitarbeitern, 1,50 € bis 50 und 1,00 € darüber, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Im Modul Zeiterfassung stecken bereits Urlaubsanträge, Krankmeldungen und der Dienstplan. Weitere Module gibt es für Qualitätskontrollen, Nachrichten und Rechnungsstellung sowie für einen Kundenbereich, in dem Auftraggeber die Kontrollen ihres Objekts einsehen können. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Wenn ihr erst einmal den gesamten Funktionsumfang kennenlernen möchtet, könnt ihr beim Anbieter einen unverbindlichen Testzugang für 30 Tage anfordern.

Taskara Free: für Inhaber ohne Team

Wenn ihr allein arbeitet und nur wenige Kunden betreut, könnte Taskara Free passen. Bis zu drei Kunden und fünf Objekte lassen sich damit verwalten. Ihr könnt Einsätze planen, Angebote schreiben und Rechnungen erstellen, auch als XRechnung. Neue Betriebe bekommen zunächst 14 Tage lang den Pro-Tarif, ohne eine Kreditkarte anzugeben. Danach wechselt der Zugang automatisch in den kostenlosen Free-Tarif; eure Daten bleiben dabei erhalten. Mitarbeiter könnt ihr dort allerdings nicht einladen. Auch Mahnwesen und ein automatischer Rechnungslauf für Dauerrechnungen setzen einen Bezahltarif voraus.

Wächst euer Kundenstamm oder kommt ein Team dazu, wird der Sprung zum Bezahltarif spürbar. Starter erlaubt unbegrenzt viele Kunden und Objekte sowie bis zu fünf Mitarbeiter. Der bisherige reguläre Preis beträgt 109 € im Monat oder 1.090 € im Jahr. Bei unserer Prüfung gab es für neue Abos eine Preisaktion: 76,30 € monatlich oder 763 € jährlich. Für mehr als fünf Mitarbeiter braucht ihr Pro, bisher regulär für 159 € im Monat, während der Aktion für 111,30 €. Taskara berechnet als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer. Kündigen könnt ihr zum Ende des jeweils bezahlten Monats oder Jahres.

ADDIGO Smart Basic: die App ohne Büroverwaltung

Bei ADDIGO müsst ihr zwischen der App und der Büroverwaltung unterscheiden. Kostenlos bekommt ihr die Smartphone-App in der Basisversion Smart Basic. Das „Cockpit“ im Browser gehört nicht dazu. Dort würdet ihr Kunden, Leistungen, Mitarbeiter und Material verwalten und daraus Angebote und Aufgaben erstellen. ADDIGO richtet sich allgemein an Dienstleister, die vor Ort arbeiten; eine spezielle Software für die Gebäudereinigung ist es nicht.

Für die erweiterte App Smart Pro werden 5,99 € im Monat fällig. Braucht ihr auch die Verwaltung im Browser, kostet ADDIGO Complete mit App und Cockpit 24,90 € monatlich. Ein App-Nutzer ist darin enthalten. Dieses Gesamtpaket könnt ihr 30 Tage kostenlos ausprobieren.

Schichtplaner Online: Dienstplan und Zeiterfassung im Browser

Vielleicht fehlt euch vor allem ein gemeinsamer Dienstplan mit Zeiterfassung. Dafür kommt Schichtplaner Online infrage. Nach der Registrierung arbeitet ihr kostenlos im Browser: Ihr erstellt Schichtpläne, pflegt Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten; eure Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten von Hand ein oder nutzen eine Stoppuhr. Das Programm wird in unterschiedlichen Branchen eingesetzt, etwa in der Gastronomie und im Sicherheitsdienst. Für die Reinigung kann es diese beiden Aufgaben übernehmen. Objekte, Leistungsverzeichnisse und Rechnungen müsst ihr aber in einem weiteren Programm verwalten.

Wer bietet was kostenlos an? Die Programme für Gebäudereiniger im Überblick

Wie unterschiedlich „kostenlos“ ausfallen kann, zeigt die folgende Übersicht. Sie enthält die Programme von unserer Startseite, alphabetisch sortiert. Ihr seht jeweils, was gratis ist, welche Bedingungen gelten und was ihr beim Einstieg in einen Bezahltarif zahlt. Grundlage sind die Hersteller-Websites, teilweise ergänzt durch die Interviews auf unseren Anbieterseiten. Stand ist November 2026. Wo der Hersteller es angibt, kommt zu den Preisen noch die Mehrwertsteuer hinzu. Bei mehreren Preisangaben nennen wir, sofern verfügbar, zuerst den Monatspreis ohne lange Bindung und danach Staffelpreise oder Preise mit längerer Vertragsbindung.

Tipp: Am Smartphone die Tabelle am besten im Querformat ansehen.

Wollt ihr ein Programm näher kennenlernen, findet ihr auf unserer Startseite mehr zu Funktionen, Schnittstellen und Preismodellen:

Testphase, Demo, Beratung: was sie euch bringen

Eine Software selbst auszuprobieren beantwortet andere Fragen als eine Vorführung. In einer Testphase merkt ihr zum Beispiel, wie gut ihr allein damit zurechtkommt, ein Objekt anzulegen. Bei einer Demo oder Präsentation führt euch der Anbieter durch das Programm, meist online. Im Beratungsgespräch geht es zunächst darum, was euer Betrieb braucht und was eine passende Lösung kosten würde. Alle drei Angebote können bei der Auswahl helfen – wenn ihr mit den richtigen Fragen hineingeht.

Testphase: mit einem echten Objekt durchspielen

Sieben oder vierzehn Tage vergehen schnell, während der Betrieb weiterläuft. Überlegt euch deshalb schon vor dem Start, was ihr prüfen wollt. Am meisten erfahrt ihr mit einem echten Objekt: Legt das Leistungsverzeichnis, den Reinigungsturnus und das Revier an. Lasst eine Reinigungskraft die App vor Ort ausprobieren. Was passiert bei einer Krankmeldung, wie plant ihr die Vertretung ein? Kommen die erfassten Stunden im Büro richtig an, und könnt ihr sie für die Lohnabrechnung weitergeben? Zum Abschluss erstellt ihr die Monatsrechnung für diesen Kunden. So seht ihr, ob die einzelnen Schritte auch zusammen funktionieren.

Ein Blick in die Testbedingungen gehört dazu. Bei HERO geht der Test beispielsweise nicht automatisch in ein Abo über. stressfrei solutions erlaubt im Test bis zu drei App-Nutzer und einen Büro-Nutzer. Rechnungen und andere Dokumente tragen dort ein Wasserzeichen. Ihr könnt die Erstellung also ausprobieren, solltet diese Rechnungen aber noch nicht an Kunden verschicken.

Demo und Beratung: den eigenen Fall mitbringen

Bietet ein Hersteller keinen Selbsttest an, bringt euren eigenen Fall in die Demo mit: ein typisches Objekt, das ihr vom Angebot über die Einsatzplanung und Zeiterfassung bis zur Rechnung gemeinsam durchgeht. Bleibt eine Frage offen oder lässt sich etwas nicht zeigen, bittet anschließend um eine schriftliche Antwort. Bei PlanD solltet ihr als Solo-Betrieb vorab klären, ob das Angebot überhaupt passt, denn der Anbieter richtet sich vor allem an Unternehmen ab fünf Mitarbeitern. dynvon verfolgt wiederum einen anderen Ansatz: Im kostenlosen Erstgespräch geht es um eine Software, die erst für euren Betrieb entwickelt wird. Ihr erhaltet dafür ein Festpreis-Angebot, keinen Zugang zu einem fertigen Standardprogramm.

Was Software für Gebäudereiniger nach der Gratisphase kostet

Was die Software für euren Betrieb kostet, lässt sich am kleinsten Preis auf der Website selten ablesen. Dafür müsst ihr wissen, wen der Anbieter als Nutzer zählt, welche Einrichtungskosten dazukommen und für wie lange der genannte Preis gilt.

Je Mitarbeiter, je Nutzer oder nach Betriebsgröße

Zehn Reinigungskräfte mit wenigen Wochenstunden können bei der Software zehn volle Lizenzen bedeuten. Gerade in der Gebäudereinigung macht es deshalb viel aus, wie der Anbieter abrechnet: je Mitarbeiter, getrennt nach Büro- und App-Nutzern oder als Paket für eine bestimmte Betriebsgröße. Bei stressfrei solutions hängt das Paket der Bürosoftware beispielsweise von der Zahl der Büro-Nutzer ab; die App zahlt ihr zusätzlich je Benutzer. Zählt vor dem Preisvergleich also einmal durch: Wer arbeitet im Büro, wer braucht die App am Objekt, und wer soll lediglich im Dienstplan stehen?

Einrichtung und Laufzeit

Auch der Start kann extra kosten. Manche Anbieter berechnen Einrichtung, Datenübernahme oder Schulung zusätzlich zum Monatspreis. Bei stressfrei solutions ist die Einrichtung für einmalig 149 € optional. Lasst euch solche Kosten bei jedem Angebot gesondert nennen, damit ihr wisst, welchen Betrag ihr zu Beginn tatsächlich einplanen müsst.

Der günstigere Monatspreis kann außerdem eine längere Bindung voraussetzen. Bei HERO gilt der niedrigere Preis nur mit 24 Monaten Mindestlaufzeit; PlanD schließt standardmäßig Verträge über zwölf Monate. Veröffentlicht ein Anbieter keine Preise, sollte sein Angebot genau die Module und Nutzer enthalten, die ihr in der Demo oder im Gespräch besprochen habt. Nur dann wisst ihr, was die gezeigten Funktionen für euren Betrieb kosten.

Freeware zum Download und Software zum Kaufen

Wenn ihr lieber ein Programm auf dem eigenen Rechner installiert, wird es mit kostenlosen Lösungen noch schwieriger. Eine Freeware zum Herunterladen und Installieren haben wir für die Gebäudereinigung nicht gefunden, wohl aber Kaufsoftware für Windows. Dazu gehört die Faktura Software Gebäudereiniger von Scoutsystems. Sie verwaltet Objekte und Kontakte, bietet einen Tourenplaner und erstellt Angebote, Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Mahnungen; ZUGFeRD und XRechnung lassen sich im Programm dazubuchen. Vor dem Kauf könnt ihr den vollen Funktionsumfang kostenlos testen. Anschließend zahlt ihr einmalig 169,99 € inklusive Mehrwertsteuer, also rund 142,85 € netto.

Reicht ein kostenloses Rechnungsprogramm oder Open-Source-Software?

Braucht ihr zunächst nur ein Programm zum Rechnungenschreiben, kommen auch kostenlose Tarife allgemeiner Anbieter infrage. Bei sevdesk könnt ihr damit drei Rechnungen im Monat erstellen, einschließlich ZUGFeRD und XRechnung. Für mehr Rechnungen braucht ihr den Tarif Rechnung für monatlich 11,90 € zuzüglich Mehrwertsteuer. Papierkram Free bietet 100 MB Speicher und kann ebenfalls E-Rechnungen erstellen, setzt aber sein Logo in den Fuß eurer Dokumente. Der kleinste Bezahltarif kostet dort netto 15,90 € im Monat oder 12,90 € bei jährlicher Zahlung.

Die E-Rechnung ist für Reinigungsbetriebe besonders wichtig, weil viele ihrer Auftraggeber Unternehmen sind. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müsst ihr sie bei Aufträgen anderer inländischer Unternehmen ab 2027. Lag euer Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 Euro, gilt die Pflicht erst ab 2028. Ausgenommen sind Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung). Wer für Büros, Praxen oder Hausverwaltungen reinigt, braucht also spätestens dann ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.

Open Source klingt zunächst nach einer weiteren Möglichkeit, Softwarekosten zu sparen. Bei Dolibarr, ERPNext und der Community-Version von Odoo zahlt ihr tatsächlich keine Lizenzgebühren. Betreibt ihr sie selbst, bleibt aber die Arbeit rund um den Betrieb: Server, Einrichtung und Updates müsst ihr selbst übernehmen oder einen Dienstleister damit beauftragen. ERPNext könnt ihr beim Hersteller ab 5 US-Dollar im Monat hosten lassen. Odoo bietet online zusätzlich eine einzelne App kostenlos an. Braucht ihr mehrere Apps, kostet der Standard-Tarif 31,10 € je Benutzer im Monat oder 24,90 € bei jährlicher Zahlung. Alle drei Programme sind für Unternehmen verschiedener Branchen gedacht. Für Objekte mit Leistungsverzeichnissen, Reviere und Stundennachweise je Objekt müsst ihr sie selbst einrichten oder anpassen lassen. In den Branchenprogrammen aus unserer Tabelle sind solche Abläufe bereits vorgesehen.

Für jemanden, der allein wenige Kunden betreut, kann ein kostenloses Rechnungsprogramm durchaus genügen. Ihr müsst nur mit den jeweiligen Grenzen auskommen – bei sevdesk etwa mit drei Rechnungen im Monat. Mehr Organisationsarbeit entsteht, wenn mehrere Reinigungskräfte an verschiedenen Objekten arbeiten: Dann müssen die Stunden zusammenlaufen und für die Lohnabrechnung bereitstehen. An diesem Punkt lohnt sich der Blick auf eine Branchensoftware. Bei bis zu drei Mitarbeitern kommt dafür auch Gerelo infrage.

Excel-Vorlagen statt Software?

Nicht jede Aufgabe verlangt gleich ein neues Programm. Wenn ihr ein Objekt kalkulieren wollt, kann eine kostenlose Excel-Vorlage helfen. Die Datei von WHK Controlling ermittelt euren Stundenverrechnungssatz, rechnet mit Leistungswerten in Quadratmetern pro Stunde und enthält eine Objektliste für bis zu 50 Objekte. Auch dynvon stellt Vorlagen zum Download bereit: für die Objektkalkulation, für Tariflöhne und Zuschläge sowie für ein Leistungsverzeichnis mit Raumbuch.

Für das Angebot an einen neuen Kunden kann so eine Tabelle völlig ausreichen. Aufwendiger wird es, wenn ihr Woche für Woche Stundenzettel von mehreren Objekten abtippt, Urlaub und Krankheit im Dienstplan nachführt und jeden Monat Rechnungen erstellt. Hier kann Software euch wiederkehrende Handgriffe abnehmen. Bei sehr kleinen Teams muss sie für Zeiterfassung und Dienstplan auch nicht zwingend etwas kosten: Dafür kommen die dauerhaft kostenlosen Lösungen infrage.

Bei den Stundenzetteln kommt eine Pflicht hinzu: Die Gebäudereinigung gehört zu den Wirtschaftszweigen, in denen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ende des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden müssen (§ 17 Mindestlohngesetz in Verbindung mit § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz). Ob Excel-Tabelle, kostenlose App oder Branchensoftware: Achtet darauf, dass ihr diese Angaben vollständig festhaltet und für eine Prüfung wieder abrufen könnt.

Fazit

Für einen kleinen Reinigungsbetrieb kann kostenlose Software ausreichen – wenn ihre Grenzen zu eurem Alltag passen. Wer allein wenige Kunden betreut, braucht womöglich zunächst nur ein kostenloses Rechnungsprogramm. Mit höchstens drei Mitarbeitern lohnt sich auch ein Blick auf die dauerhaft kostenlosen Angebote. Entscheidend ist, ob ihr damit eure tatsächliche Arbeit erledigen könnt. Sind bereits mehrere Teams an verschiedenen Objekten unterwegs, nutzt eine Testphase mit einem echten Objekt. Lasst euch anschließend ausrechnen, was genau die Büro- und App-Zugänge kosten, die ihr braucht.

Wenn ihr einzelne Programme näher kennenlernen möchtet, findet ihr ihre Funktionen im Vergleich der Software für Gebäudereiniger. Beim Eingrenzen hilft euch unser Schnell-Check: Vier Fragen zu Einsatzplanung, Zeiterfassung, Abrechnung und weiteren Funktionen führen euch zu passenden Programmen.